個人事業主にとって経費の計上は、税金負担額に関わる経営上の重要な要素の一つです。しかし何をどこまで経費にできるのかについては、判断に悩むことも多いのではないでしょうか。中でも自宅で仕事をしている人にとって、その基準は非常に複雑です。どんな費用が経費で落とせるのか?具体的な内容について解説いたします。

そもそも経費とは?

そもそも経費とは、事業を進める上で、仕入れとは別に必要となる費用のことを指しています。仕事上の必要支出であるため、所得税を計算する際、事業の売上から差し引くことができます。つまり仕事上での支出を確定申告で「経費」として計上すれば、所得に対してかかる税金負担を減らすことができるのです。

経費で落とせる支出とは?

できるだけ多くの出費を経費にしたいところですが、実際にどういった支出が経費で落とせるのでしょうか。具体的には、確定申告の書類に記載されている費用の分類項目「勘定科目」のうち、下記の科目が経費に含まれます。

経費に計上できる勘定科目

租税公課 個人事業税や固定資産税、不動産取得税、自動車税、登録免許税、印紙税といった事業の運営に関わる税金
荷造運賃 商品の発送料金や梱包費用など
水道光熱費 事務所の水道料金や電気料金、ガス料金、灯油代など
旅費交通費 公共交通料金や駐車場代、出張宿泊費など
通信費 電話料金やインターネット料金、切手、はがき代など
広告宣伝費 広告費用やチラシ代、看板、試供品、パンフレット制作費など
接待交際費 取引先や顧客との飲食代やゴルフ代、手土産、お祝い金など
損害保険料 事務所の火災保険や自動車保険、賠償責任保険など
修繕費 事務所や自動車、パソコンといった建物や設備などの修理代
消耗品費 事務用品や電球、USB、パソコンなど、10万円未満もしくは使用可能期間1年未満の備品・消耗品購入代金
減価償却費 自動車やパソコンやカメラ、コピー機など、高額な固定資産を一定期間にわたり計上する費用
福利厚生費 従業員への夜食代や慰安旅行費、慶弔見舞金、健康診断費など
給料賃金 従業員に支払う給料
外注工賃 外注の業者やスタッフなどに支払う報酬
利子割引料 借り入れた運転資金や住宅・自動車ローンの利息、手形の割引料など
地代家賃 事務所や店舗の家賃や礼金、駐車場代など、土地や建物にかかる使用料
貸倒金 売掛金や貸付金が回収できなくなった場合の損害金額
雑費 引越料金やクリーニング代、廃棄物処理代など、他の科目に当てはまらない少額費用
専従者給与 家族や親族などの青色事業専従者に支払う給料

仕事に関わりのある費用は経費になる

これらの科目はすべて経費として計上することができます。この他にもセミナー参加費などの研修費や参考資料代(雑費もしくは空欄の科目などに書き込んで計上)、業務上発生した盗難被害額や損害賠償の支払いといった雑損失、場合によっては仕事で着用する被服代(作業着やユニフォーム等)代やコーヒーメーカー代なども経費にすることができます。

ここでポイントとなるのは、あくまで仕事と関係のある出費かどうか、という点です。当然ですが、仕事に関係のないプライベートでの支出は、経費として認められません。しかし逆に言えば、仕事に関わる費用でさえあれば、経費にできることになります。

例えば喫茶店にノートパソコンを持ち込んで仕事をした場合、コーヒー代は仕事をするための場所代として必要な費用となるため、経費に計上することができるわけです。ただし、こうした微細な内容については、税理士さんによっても意見が分かれることもあり、非常に判断が難しいところです。

家賃や光熱費など、プライベートでも兼用する場合はどうなる?

さらに個人事業主の場合、仕事とプライベートとの境目が曖昧となるため、判断基準が複雑になりがちです。特に自宅で働いている場合、自宅が事務所にもなっているため家賃や光熱費などは、完全に分類することができません。

家事関連費は家事按分で経費計上が可能

そこで必要となるのが「家事按分」です。事業とプライベートの両方で使用される支出「家事関連費」の内、業務で使用する割合と個人的に使用する割合を区別し、事業用の分だけを経費に計上します。

家事按分の目安

家事按分できる主な費用と、その根拠となる割合の目安は以下の通りです。

  • 地代家賃:事業に使っている床面積の割合
  • 水道光熱費・通信費:事業における使用時間、コンセントの数
  • 車の減価償却費、ガソリン代など:事業に使った走行距離または日数

按分の方法には、法律上の絶対的な決まりがあるわけではありません。しかしトラブルを避けるためにも、極力明確な線引きを心がけ、税務署に理由を尋ねられたとしても、きちんと説明できる妥当な割合を導き出すことが大切です。

経費に計上できない費用は?

しかし中には仕事に関わりがあっても、経費にするのが難しい費用もあります。

事業主自身のための支払い

まず基本的に事業主本人のための出費は、経費として計上することができません。例えば租税公課の中でも、事業の運営とは関係なく支払わなければならない個人にかかる税金、所得税、住民税、相続税、相続税、贈与税、加算税、延滞税、交通違反の罰金などは経費にできません。

また健康診断などの福利厚生費も、従業員に対する概念であるため、事業主本人に対するものは経費計上ができません。

同様に国民年金や国民健康保険料、生命保険料なども経費するのはNG。ただし「社会保険料控除」や「生命保険・地震保険料控除」といった所得控除として扱うことで、節税することは可能です。

生計を一にする家族・親族への支払い

また、ご家族を従業員としている個人事業主の方も少なくないかと思いますが、税制上、事業を手伝っている家族は「専従者」と呼ばれ、従業員とは区別されており、給与の扱いにも注意が必要です。

専従者に対する給与は、青色申告と白色申告で扱いが異なります。青色事業専従者給与の届出を出している場合、条件を満たせば「専従者給与」として経費にすることができます。

しかし白色申告の場合は、給与を経費にすることはできません。その代わり、最高86万円までの「白色事業専従者控除」を適用することが可能になります。

資産として見なされるもの

さらに、個人事業主が事業に必要で購入した固定資産は、注意が必要です。例えば購入金額が1点10万円以上20万円未満の備品などは、「一括償却資産」として扱われ、3年で割った金額を毎年均等償却します。価格が20万円以上の場合は「固定資産」になり、法定耐用年数(使用可能な期間の目安)にわたって、減価償却費として経費に計上します。

その他、引っ越し時の敷金や保証金も、退去時に返ってくるのが前提となっているため資産と見なされ、「敷金」または「差入保証金」として個別に計上しなければなりません。なお礼金は「地代家賃」として経費計上が可能ですが、20万円以上の場合は資産として処理し、賃借期間もしくは5年間で減価償却します。

借入金の元金

また事業で使うために組んだ住宅ローンの元金、金融機関から借り入れた運転資金返済の元金も経費として計上することはできません。

なぜならば借入金は売上ではないため、そもそも税金が課税されていません。そのため返済時にも、経費として扱うことは不可能。経費として計上できるのは、返済にかかる利息のみになります。

支出の証拠が必須!

ここまで経費にできる費用について見てきましたが、これらの経費を計上するためには、費用を支払ったことがきちんと証明できなければなりません。そのために必要となるのが領収書やレシートです。確定申告時に提出の必要があるわけではありませんが、税務調査が入った場合には、提出を求められることもあるため、申告後は原則7年間の保管が義務付けられています。

また紙に限らず、ネットで物品を購入したりした場合には、デジタル上の電子記録なども有効です。領収書をもらうことができない場合は、出金伝票を起票する方法もあるので、その場合はできるだけ詳細が分かるよう記載するようにしましょう。

これらは経費の正当性を証明する重要な証拠になります。何に使った費用なのか用途が分かるよう、きちんと保管・管理し、健全な経費計上を行うようにしましょう!

【監修者プロフィール】
きむら あきらこ(木村聡子)
木村税務会計事務所・所長。オンラインサロン「仕事に活かすブログ教室」運営。
税理士、ウェブメディアアドバイザー、著者、逆算手帳・認定講師など様々な分野で活動中。
主な著書に「あなたの1日は27時間になる。」(ダイヤモンド社)、「先輩に聞いてみよう! 税理士の仕事図鑑」(中央経済社)など。
ブログ:キムラボ