最近は業務でスマホやタブレットを利用する企業が増えてきています。社員個人のスマホを業務に使用するのではなく、会社の業務用スマホを活用することで運用・管理面、また効率面でもさまざまなメリットがあります。

しかし、業務用スマホの活用に当たっては、注意も必要です。この記事では、業務用スマホの選定方法から導入・運用管理において最低限押さえておきたいポイントを解説します。業務用スマホの導入を考えているなら、ぜひ参考にしてみてくださいね。

業務用スマホのメリットとリスク

まず、業務用スマホを活用できるとどんなメリットがあるのか、そして業務用スマホに伴うリスクについてご紹介します。

業務用スマホ活用のメリット

社員の個人のスマホを業務にも使うのではなく、会社から業務用スマホを支給する場合、以下の2点がメリットとして挙げられます。

  • 使用状況の把握と管理ができる
  • 公私の区別や品質担保の規律が守られる

会社支給の業務用スマホを用いれば、業務に必要なデータやアプリケーションを業務用スマホに閉じ込めることができ、誤って個人のプライベートな関係者に業務用データを配布してしまうなどの、ミスを低減することができます。

また、使用状況、利用用途、利用するアプリケーション、盗難紛失の場合のデータ消去なども、専用の管理アプリなどを用いて管理することができ、いざというときにも安心感があります。

また、社員の私用スマホを業務にも使用させた場合、プライベートと勤務時間の区別がなくなってしまいがちです。勤務時間外でも大事な取引先からの電話やメールが来た場合、私用スマホでは業務対応を強いることになりかねません。

私用スマホと業務用スマホを分けることで、勤務時間内での対応と社員の休息を守れます。さらに、時間外対応ができなくなることで、勤務時間内での業務完了や、業務品質を担保するという規律も守られるようになるでしょう。

業務用スマホのリスクと対策

業務用スマホの利用に当たって留意しておきたいリスクが4つあります。また、これらのリスク対策についても解説します。業務スマホ活用の前提として準備しておきましょう。

  • 毎月の維持コスト
  • 故障時の修理コスト
  • 紛失・盗難・セキュリティ

毎月の維持コスト

業務用スマホを用いるには携帯電話の回線契約が必須です。携帯回線の契約では利用状況にかかわらず月々の料金が発生し、それが維持コストの負担になります。維持コストを低減するには、ビッグローブのような格安SIMを検討することをオススメします。

故障時の修理コスト

スマホは小型で落としやすいうえ、全面ディスプレイのため落下で破損してしまうことがあります。それゆえ修理費用の発生も考慮しておかなければなりません。

端末の保証サービスに加入を検討したり、そもそも壊れにくい端末を選ぶ、保護フィルムやケース等で端末を保護するなどの対応も検討しましょう。スマホを落とさないために、スマホリングのようなアクセサリーを導入すること良いです。

紛失・盗難・セキュリティ

外出先で業務用スマホをうっかり置きっぱなしにして失くしたり、盗難に遭ったりした場合、情報漏えいの恐れがあります。仮に短時間ですぐに手元に戻ってきても、スマホの中の情報を他人に盗み見られたり、抜き出されたりする危険もあります。

万一の際に遠隔操作でロックやワイプ(消去)によりセキュリティが守れるMDM(モバイル端末管理)ツールを導入しておくことをオススメします。     

業務用スマホ選びに失敗しないためのポイント

では、業務用スマホを選ぶときに、どんな点に気をつけたらいいのでしょうか。業務用スマホを選ぶための3つのポイントを押さえましょう。

  1. 契約内容・費用の確認

    携帯回線の契約に当たり、「プラン」「契約期間」の条件を確認しましょう。プランに含まれる通話料やデータ通信容量、 最低利用期間のある場合の違約金のチェックは重要です。

  2. 用途・堅牢(けんろう)性

    日本のスマホユーザーのうちiPhone利用者は6割程度(2019年11月時点)です。社員からするとAndroidより操作に慣れたiPhoneが使いやすいと感じるケースが多いでしょうが、業務用スマホはOSや機種にこだわらず、業務用途に適したものを選ぶほうが良いです。その点、Androidは多種多様な機種があり、用途に応じた端末を選択しやすく、故障や破損を避けるため耐衝撃性や防水機能のある端末など、業務に適した堅牢性を備えるものもあります。

  3. 継続利用ができるか

    業務用スマホは年単位での継続利用を前提とします。安価でもOSのバージョンが古く、更新も不可能なスマホだと、何年もたたずしてサポート外になる恐れがあります。ビジネスチャットやクラウド対応など、近年はビジネスツールの進化が著しいです。性能面が求められる業務用スマホが、陳腐化によって短期間で使えなくなってしまってはその目的に反します。端末コストも重要ですが、数年間の利用が見込めるよう、OSやメモリ等のスペックも考慮しておきましょう。

業務用スマホの導入・運用前に備えたいこと

ここからは業務スマホを実際に社員に使ってもらうに当たって必要な準備を解説します。

ルール策定

業務用スマホ利用に際してのルールを定め、野放図な運用を防止し、万一のトラブルにも迅速に対応できるようにします。具体的に決めておきたい事項の例に、以下のようなものがあります。

  1. 端末で扱える情報とアクセスできる範囲
  2. インストールできるアプリ
  3. 端末のロック方法(ナンバーロック or 指紋認証)
  4. 盗難・紛失時の対応(リモートロック or データ削除)
  5. 利用可能なネットワーク(フリーWi-Fiの可否)
  6. OS・アプリの更新形式や担当者
  7. 退職時のデータの扱い(引き継ぎ等)

端末で扱えるデータやアプリ、アクセス方法については、セキュリティにも関わるため、きちんと取り決めておく必要があります。     

社員へのフォロー

会社として、業務用スマホの安定的な運用とトラブル対応、セキュリティ管理はしっかり行っていきましょう。そのためにも運用ルールの策定と社員への周知・徹底が必要です。業務用スマホの扱いを社員に判断させるのではなく、ルールの明文化や、万一の際に行うべき対応や連絡先のメモを社員証とともに携帯させるなど、実効性を持たせましょう。時間外で担当が不在のときにも対応できるように、保守代行業者に依頼するのもひとつの方法です。

業務用スマホの管理ツール

業務用スマホの管理はMDM(モバイルデバイス管理)やEMM(エンタープライズモビリティ管理)といったシステムを使って行うのが効率的です。

運用ルールに違反しているスマホのチェックはもちろん、紛失・盗難時の端末ロックや情報消去、リスクのあるアプリ利用の禁止など、セキュリティ上必要な制御や状況確認・管理を管理画面から一元的に行えます。アラート通知を活用すれば担当者がつきっきりで監視する必要もありません。

MDMやEMMでは場所や時間帯など、状況に応じた利用可能な機能切り替えといった柔軟な管理や、ソフト・OSの配布、アップデートの一括実行など、設定業務の煩わしさからも解放されます。業務スマホの活用にはなくてはならないツールと言えます。

まとめ

業務用スマホをうまく活用できれば、作業の効率化、私用スマホの混用による業務の情報漏洩リスクへの対策、など得られるメリットも多くあります。しかしながら、注意すべき点もありますので、スペックの適正度、セキュリティ対策、安定運用可能性などを考慮して使いましょう。

スマホ利用に当たって月々のコストを低減するためにもビッグローブのような法人向け格安SIMサービスも有力な選択肢として検討できるかもしれませんね。

業務用スマホの管理はMDMやEMMでの一括管理が一般的です。使いやすい管理ツールを探しているなら、30日間の無料トライアルのあるMDM「Optimal Biz(オプティマルビズ)」を試してみてはいかがでしょうか。

※本記事内の情報は2020年1月28日現在のものです。

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