これまで、ビジネスにおいて必須アイテムの一つだった名刺。
個人事業主としてビジネスをするなかで、どのような名刺を作れば効果的か、頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。

昨今では、「SNSでコミュニケーションを取るから」といった理由で、名刺を持つことに疑問を感じている方もいるはずです。
さらに、“紙”の名刺ではなく、“電子”の名刺も登場しており、オンラインでの名刺交換も可能となったため、状況も変わりつつあります。

今回は、新たに広まりつつあるオンライン名刺交換の方法、名刺に記載すべき情報について解説します。

新たな“オンライン名刺交換”の方法とは

これまでの名刺交換は、対面で会い、紙の名刺を手渡すことが一般的でした。

しかし、オンラインでの名刺管理ツールの登場や、新型コロナウイルス感染症の拡大にともない、取引先や顧客と会う場は対面ではなくオンラインへと移行しています。
こういった背景から、紙ではなく電子の“オンライン名刺交換”が広がりつつあるようです。

オンライン名刺交換では、直接会うことなく、インターネット上で名刺交換を行うことができます。

主なオンライン名刺交換は2つ

では、どういった方法で名刺交換を行うのでしょうか。
主には、「名刺データを送付する」、「名刺管理ツールを利用する」の2種類です。

①名刺データを送付する

これは、手元にある紙の名刺をスキャンしてPDFデータにし、相手に送る方法です。印刷前のデザインデータをPDFに変換して送るという方法もいいでしょう。
オンラインミーティング中にチャットで送付できるほか、メールに添付するなどして送ることも可能です。

②名刺管理ツールを利用する

名刺管理ツールとは、CM等でおなじみの「Eight」などに代表されるツールです。
紙の名刺に記載されている情報を、スマホ等で撮影することでデジタルデータ化。一元管理が可能になります。
これら名刺管理ツールには、自身の名刺データを「QRコードを表示する」「名刺データをURLで送る」といった方法で、相手に共有する機能が備わっています。

また、相手方が同じツールを使用している場合は、ツール内で社名や名前を検索するだけで、名刺情報を交換することも可能になります。

オンライン名刺管理ツール

ここからは、オンライン名刺の管理や共有に使えるツールを紹介します。

Eight(エイト)

先程も紹介しましたが、「Eight」は、スマホ・パソコン両対応の名刺管理ツールです。
対面で受け取った名刺はスマホで撮影すればOK。自動でデータ化されます。
オンラインでの名刺交換は、URLやQRコードで行うことができます。
名刺情報を見ることができるURLをメールやチャットなどテキストで送ることができるほか、QRコードであれば、ビデオ通話中のバーチャル背景に設定するなども可能です。

アプリ内で会社名・部署などの情報で相手を検索できるだけでなく、登録時にキーワードでタグ付けして、グループ分けすることも可能です。
相手が名刺情報を更新したときには、その通知が届くため、転職・昇進に気づくことができるでしょう。

これらの機能はすべて無料で使うことができます。
有料のプレミアムプラン(月額480円/年額4,800円、ともに税込)では、名刺データのダウンロードや名刺データをスマートフォンの電話帳アプリに同期することが可能となります。

ホットプロファイル

「ホットプロファイル」は、名刺管理だけでなく、営業支援も行ってくれる名刺管理ツールです。
名刺情報の登録は「Eight」と同じく、スマホで撮影するだけでOK。専任オペレータが、ほぼ100パーセントの精度でデータ化してくれます。それに加えて、取引の可能性の高い「見込み客」の通知、案件管理、自動マーケティングなどの営業支援機能も備えています。

また、「ホットプロファイル リーチ」なら、Zoomで商談をする場合に、名刺交換や名刺管理、資料提供といった機能を利用することもできます。

個人事業主としてビジネスの規模を拡大したいけれど、なかなか営業活動ができない……そんな人にも役立つツールといえるでしょう。名刺管理以外の営業支援機能を利用したい場合におすすめです。

名刺に載せる情報は?

ここからは、これから実際に名刺を作る人に向けて、名刺にはどういった情報を載せるべきか、ポイントを解説します。

①氏名/ビジネスネーム

名前は名刺を作るうえで、もっとも重要な要素だと言えます。
紙の名刺やPDFデータとして名刺を作る際は、取引先や顧客に名前を覚えてもらえるよう、最も大きく見えやすいようにフォントやレイアウトを調整しましょう。漢字の読みが難しい方は、ふりがなやローマ字を載せておくと親切です。

②屋号

屋号とは、個人事業の名称のことです。法人の会社名にあたります。
たとえば、自営業で小売業を営んでいるなら「ハンジョー商店」といったお店の名前が屋号にあたります。屋号のある場合は、名刺に載せておきましょう。

ただし、屋号をつけることは義務ではありません。屋号をつけていない場合は、名刺に載せなくとも問題はありません。

③肩書き、役職、職種

「Webデザイナー」「ライター」「エンジニア」などの職種、専門家なら「税理士」「弁護士」などを載せます。肩書きや役職を持っている場合は記載しておきましょう。

④住所

事務所やレンタルオフィス、バーチャルオフィスなどの住所を記載します。自宅兼事務所にしている場合は、自宅の住所を記載しましょう。

⑤電話番号

クライアントが連絡を取れる固定電話・携帯電話などの電話番号を記載しておきましょう。

⑥メールアドレス

電話以外の連絡先としてメールアドレスを記載します。
「Yahoo!メール」や「Gmail」など無料で利用できるメールアドレスもありますが、独自ドメインのメールアドレスを利用すると、信頼性につながるという考え方もあります。

▼参考記事▼
フリーランスのメールアドレス|独自ドメイン?フリー?選ぶポイントを解説

⑦Webサイト

これまでの実績やポートフォリオをまとめたWebサイトがあれば、URLを記載しておきましょう。紙やPDFデータの名刺の場合は、QRコードを記載しておきましょう。
わざわざ資料を送らなくとも、名刺からWebサイトへアクセスしてもらうだけで、実績をアピールできます。

⑧SNSのアカウント

「Facebook」や「Twitter」などのSNSで顧客・取引先とコミュニケーションをとることも一般的になっています。アカウントのIDなどを載せておきましょう。
Webサイトと同じく、SNSで実績などをアピールすることで仕事の案件につながることもあります。

注意点としては、プライベートな内容を発信する場合、それがクライアントに見られていることを理解しておきましょう。

⑨顔写真/似顔絵

名前や肩書きだけでは相手の印象に残りにくいものです。自分の顔を覚えてもらうために、自分の顔写真や似顔絵を載せることも効果的でしょう。
もちろん必須ではありませんが、アピール方法の一つです。

オンライン名刺をビジネスに活かそう!

今回お伝えした通り、昨今ではオンライン名刺交換が広まりつつあります。
名刺管理ツールの導入を視野にいれて、積極的にオンライン名刺交換を利用してみてはいかがでしょうか。名刺を起点に、自分の実績をアピールして仕事の受注へとつなげていきましょう!