なぜCMSが必要なの?

Webサイトを運用していて以下のようなことに困っているなら、CMSの導入を検討してみてください。

  • ちょっとした修正も外部の制作会社や社内の専門部署に頼まなければならない
  • 更新はすべて外注なのでコストがかさむ
  • 社内で更新できないので緊急事態に対処できない
  • 担当者が1人しかいないので作業負荷が大きい
  • サイトのデザインやナビゲーションに統一感がない
  • サイトのコンテンツがどこにどれくらいあるのか誰も分からない
  • コンテンツが多くなり手作業は限界
  • コンテンツ制作から公開までのルールがない

これらの課題の原因に、以下の3つにまとめられます。

(1)自分たちでできない

Webサイトの制作には、マークアップ言語やスタイルシートの知識、デザインのセンスなどが必要です。専門家に任せた方が間違いないだろうと、すべて外注というケースも珍しくありません。しかし、「1文字の修正でも頼まなければならない」「更新頻度が高く追加費用が発生する」など、どうしてもコストがかさみます。もっと困るのは、外部に依頼することでスピード感が失われることです。

(2)手作業

知識さえあれば、Webサイトのページはテキストエディタでも作ることができます。しかし、コピー&ペーストで作っていったとしてもなかなかの手間ですし、ミスも起こります。大きな企業では事業部ごとにそれぞれの担当者がWebサイトを作っていった結果、ロゴの位置やボタンの位置、場合によっては色合いやテイストも全然違うものになっている場合があります。Webサイトを見るユーザーにとっては、「同じ会社なのに」と違和感を持つかもしれません。

(3)属人的

社内にWebサイトの担当者がいる場合、どうしてもその人に仕事が偏ります。すると、「その人が休暇をとったら更新できない」「退職してしまったらお手上げ」という状況にもなり得ます。

これらの課題は「専門家でなくても更新できる」かつ「一貫性のあるWebサイトを間違いなく作れる」システムがあれば解決できます。それが、CMS(コンテンツ・マネジメント・システム)です。

CMSのメリット

CMSのメリットには、以下のようなものが挙げられます。

(1)HTMLの高度な知識は不要

CMSを使ったWebページの更新は、Wordで文章を書いたり、インターネット上でブログを書いたりするのとほぼ同じです。HTMLやCSSの知識は必要ありませんので、ちょっとした修正は専門家でなくてもできるようになります。

(2)コンテンツの一元管理とワンソースマルチユース

CMSではデザインのテンプレートや画像などを1カ所にまとめて、常にそれを使います。そのため、デザインやナビゲーションが統一され、コンテンツや素材がどこにあるか分からないといったことはありません。テンプレート通りに作成すれば、必要なタグを入れ忘れることもありませんし、リンク切れを自動でチェックしてくれるCMSもあります。

これにより、頻繁に更新する場合でも、手作業に比べてミスは格段に減ります。また、一度作り込んでしまえば、担当者の異動があっても制作したページのクオリティーが維持できます。

また、最近ではPCだけでなく、スマホ向けのWebサイトの重要性も高まっています。CMSでは、コンテンツをいくつかの要素に分けて作っておき、デバイスに合わせて組み合わせるという使い方もできます。手間が減ってミスもなくなり、ページの統一感も出ます。

(3)権限を設定した複数人で制作できる

法人向けのCMSには、複数の人にさまざまな権限を付与できる機能があります。これを使えば、役割やスキルに応じて作業の負担を分散することも可能です。

また、ガバナンス強化のためにコンテンツ制作から公開までに承認というステップを入れるケースがあります。手作業でWebサイトを作っている場合は、「制作者が制作」→「承認者に見せる」→「承認者が承認した旨を制作者に通知」→「制作者が公開」というフローが発生します。しかしCMSの場合は、承認者が承認したら自動的に公開するような設定が可能です。

このように、企業Webサイトを制作・運用するのに便利な機能が豊富なCMSですが、どんな種類のものでも導入さえすればお悩みが解決するというわけではありません。

自社にマッチするのはどんなCMS?

CMSには、静的CMSと動的CMSがあります。どのように選べばいいか、違いをまとめておきます。

静的CMSと動的CMS

CMSで作成したWebサイトをユーザーが閲覧するためには、CMSサーバとWebサーバが連携します。

静的CMSの場合は、CMSサーバにデータを登録すると、HTMLページを生成しWebサーバに転送します。静的CMSには、以下の特徴があります。

  • リクエストに応じてあらかじめ生成されたページを返すので、表示が早い
  • CMSサーバとWebサーバを分離できるので、CMS管理画面が攻撃にさらされにくい
  • CMSサーバを停止してもWebサーバは影響されない
  • プログラムが公開サーバに無いため、プログラムのセキュリティホールを狙った攻撃への心配がなく、セキュリティに強い

一方、動的CMSの場合は、CMSサーバに登録したデータを使って、リクエストされてからHTMLページを生成し、Webサーバに転送します。動的CMSには、以下のような特徴があります。

  • 検索機能が使える
  • その都度ページを生成するので、比較的表示が遅い
  • CMSサーバとWebサーバを分離できない

この視点からすれば、リクエストによって情報を出し分けるなら動的CMS、セキュリティや表示の軽快さにこだわるなら静的CMSが適しています。ただし、静的CMSでもJavaScriptを使ってコンテンツを出し分けることは可能です。

静的CMSと動的CMSの違いについて、より詳しい解説は以下の記事をご参照ください。

▼参考記事▼
静的CMSと動的CMSの違いは?選ぶ時のポイント解説

CMSはいつ導入すべきか?

Webサイトを内製してきたけれど、「デザインがバラバラ」「更新作業が面倒でミスが起こりがち」「とりあえず入れたCMSがなんだか使いにくい」といった課題が見えてくると、Webサイトリニューアルの話が持ち上がるでしょう。

もちろん、「Webサイトを戦略的に使いたい」という前向きな目的でWebサイトリニューアルのプロジェクトが始まることもあります。CMSの導入に適しているのは、そのリニューアルのタイミングです。

CMS導入にはそれまでのコンテンツ資産の移行が必要になりますが、リニューアルするならどのみち何がどこにあるかの棚卸しが必要ですし、一度移行してしまえば、大量コンテンツの修正も効率よく行えます。

CMS導入フローと失敗しないためのポイント

では、実際にCMSを導入する手順を確認しましょう。法人向けの商用ツールは、おおむね以下のようなフローになります。多くの場合、運用開始までにCMSの使い方のレクチャーやトレーニングをしてくれます。

  1. 問い合わせ
  2. ヒアリング
  3. 見積もり
  4. 提案
  5. 契約
  6. 要件定義や設計
  7. サイト制作
  8. 環境構築
  9. 最終調整、導入教育
  10. 運用開始

自社の要望を伝え、しっかりと要件定義してからプロジェクトを進めないと、余計な手間と時間がかかってしまいます。そのためには、現状の課題や最終的な目標、Webサイトの目的を明確にしておくことが重要です。

そのほか、導入に失敗しないためには以下のような点にも注意しましょう。

  • 導入後の運用体制を決めておく
  • 現場の声を聞いて導入する
  • やりたいことが実現できる機能が搭載されているか

まとめ

Web担当者の業務負荷が増えるなかで、CMSの活用はサイト構築・運用だけでなく、Webやデジタル領域のすべてにおいて効果を発揮するでしょう。WebコンサルからCMSの導入、さらにはセキュリティ対策から運用支援まで、一気通貫でサービス提供できる専門業者への相談もひとつの解決策となるでしょう。

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