クラウドストレージはとてもよく使われているクラウドサービスです。しかし、個人が自分のデータを保存するために使ったり、大企業がビジネスに利用したりしているイメージが強いのではないでしょうか。実はクラウドストレージは、大企業だけではなく小規模な店舗の経営者にも、とても便利なものです。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、オンライン上で提供されるストレージサービスです。クラウドサービスの一種で、インターネット経由で必要な量のストレージを利用することができます。サーバのようなハードウェアを自分で用意したりメンテナンスしたりする必要はありません。

時間や場所を問わず、いろいろな端末からアクセスしてファイルを操作することができます。クラウドストレージは、主にファイルの保存・バックアップ、共有や送信に使われています。

クラウドストレージを店舗経営に導入するメリットとデメリット

使い方によっては、小規模な店舗の経営者にもとても便利なクラウドストレージ。中小規模の店舗経営に導入することのメリットとデメリットを紹介します。

クラウドストレージを店舗経営に導入するメリット

クラウドストレージには、次のようなメリットがあります。

  • データをいつでもどこからでも、どの端末からでも利用できる

    クラウドストレージ上のデータは場所や時間を問わずに利用できるので、出張や出先でも、事務所にいるときと同じようにデータにアクセスすることが可能です。ほとんどのクラウドストレージはモバイル端末にも対応しているので、パソコンがなくてもスマホやタブレットからデータを閲覧したり編集したりすることができます。

  • 従業員や取引先とファイルを共有しやすい

    クラウドストレージ上のデータには多くの端末からアクセスできるので、従業員や取引先とデータを共有するのも簡単です。常に最新のデータを共有できるだけでなく、オンラインで同時に閲覧しながら編集することも可能です。

  • 安全にデータを保存し、バックアップできる

    クラウドストレージは、店舗や事務所とはまったく別の場所にあるクラウドサービスのデータセンターにデータを保存しています。そのため、店舗や事務所が災害や事故に遭っても、保存されたデータは無事です。店舗や事務所のパソコンが故障したりウイルスに感染したりしても、データには影響がありません。クラウドサービスによっては、定期的に自動バックアップを行うことも可能です。

  • 容量の大きなデータも圧縮せずにやりとりできる

    クラウドストレージは大容量なので、メールに添付できないような大きなデータも容易に共有できます。共有する相手に送るのはURLのみなので、操作も簡単です。ファイル共有サービスのように料金が発生したり、ダウンロード期限が過ぎて消去されたりすることもありません。

  • 低コスト

    クラウドストレージのサーバやラックなどのハードウェアは、クラウドサービスを提供する会社が用意し、メンテナンスしてくれます。そのため、初期費用やメンテナンスのコストがかかりません。
    クラウドストレージの料金はほとんどがサーバを使った分だけ支払う従量制になっており、自社でサーバを用意するよりも低コストになることが多いです。

クラウドストレージを店舗経営に導入するデメリット

ただし、クラウドストレージには次のようなデメリットもあります。

  • セキュリティに注意する必要がある

    クラウドストレージではインターネット経由でアクセスしてデータをやりとりします。店舗のデータには企業秘密や個人情報が多く含まれているので、情報漏えいやデータの消失は大きなダメージとなるでしょう。利用する前に、クラウドサービスを提供している会社のセキュリティについてはよく調べておく必要があります。また、アクセスできる従業員のアカウントはしっかり管理しましょう。パスワードの漏えい防止や退職者のアカウント削除、個人によって異なるアクセス権限など、ユーザ側でできる対策も多いものです。

  • インターネットにつながっていないと使えない

    クラウドストレージにはインターネット経由でアクセスするため、インターネットに接続されていない環境では、使うことはできません。出張や外出の多い人は、モバイルルータを別途準備した方がいいでしょう。

クラウドストレージをどのように店舗経営に導入するか

クラウドストレージは、バックアップ、ファイルサーバ、災害対策など、さまざまな用途で活用されています。小規模な店舗経営では、どのように使えばいいでしょうか。

簡単に安全なバックアップを用意できる

クラウドストレージを使って保存すれば、店舗や事務所の環境にかかわらず、確実なバックアップが可能です。定期的に自動バックアップを作成したり、バックアップを複数作成したりすることもできます。

出先や出張先、移動中でもデータを処理できる

経営者は外出することも多いですが、クラウドストレージなら、出先からデータの閲覧や編集が可能です。スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末やノートパソコンがあれば、出先でもすぐに対応できます。

ペーパーレス化を促進できる

クラウドストレージなら、データを紙に印刷することなくそのまま共有できます。従業員に共有する情報も、紙を配布する必要はありません。また、マニュアル類や控えなどの書類をスキャンしてクラウドストレージに保存しておけば、いつでも気軽に参照でき、店舗や事務所の紙を減らすことができます。

作業ファイルを取引先や従業員と簡単に共有できる

クラウドストレージは、フォルダごとに細かくアクセス権限を設定することが可能です。そのため、安心して文書を取引先や従業員と共有できます。ファイルのまま共有できれば、ファイルを送信したり紙を送付したりする手間や時間もかからず、スピーディーな処理が可能です。

クラウドストレージの種類

主要なクラウドストレージ4種についてご紹介します。

Google Drive Enterprise

Googleの提供しているGoogle Driveの法人向けサービスです。Googleのサービスなので、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどと連携しやすく、モバイル端末からもアプリで利用できます。Microsoft Officeのファイルも表示可能です。

料金は、1アカウント当たり月$8から、さらにサーバ25GB 当たり$1の料金がかかります。

Dropbox Business

Dropboxの法人向けサービスです。いろいろなWebサービスやアプリケーションと連携しています。Windowsのエクスプローラのような画面で、スムーズに操作可能です。

1アカウント当たり月額1,500円(税込)のDropbox Business Standardと、月額2,400円(税込)のDropbox Business Advanced、料金については要相談のDropbox Business Enterpriseがあります。Dropbox Business Standardは容量5TBまで、Dropbox Business Advancedは必要なだけ容量を使うことが可能です。

OneDrive for Business

マイクロソフトの提供している法人向けクラウドストレージサービスです。Microsoft Officeと連携しやすく、Office Mobileをインストールしていれば、スマートフォンやタブレットからもファイルを編集できます。

月に540円(年間契約)のOneDrive for Business Plan 1、月に1,090円(年間契約)のOneDrive for Business Plan 2、月に1,360円(年間契約)でOfficeのライセンスが含まれるOffice 365 Business Premiumの3種類があります。OneDrive for Business Plan 1は1アカウント当たり容量1TBまでですが、ほかのプランは容量無制限です。

※OneDrive for Businessの金額はすべて税別です。

BIGLOBEクラウドストレージ

BIGLOBEが提供している法人向けクラウドストレージです。法人専任スタッフのサポートがあり安心して使うことができます。Officeとの連携、各種スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からのアクセス、多言語対応など豊富な機能がそろっています。

料金は試用のための無料コース(30日間限定)、月額980円(税別)からの「プラス」、1年契約でおトクになる「プラス年間契約」の3種類です。

※「プラス」および「プラス年間契約」の月額料金はご契約ID数とご契約容量によって異なります。詳しくはサービスページにてご確認ください。

中小規模の小売店で利用するクラウドストレージとしては、「BIGLOBEクラウドストレージ」がおすすめです。専任のサポートスタッフが相談に乗ってくれるので、システム専門のスタッフが店舗にいなくても、安心して利用できます。またユーザ管理やログ管理、ファイル管理機能も豊富で、アクセス権限も細かく設定できるので、個人情報の多い小売店のデータを保存するのにも安心です。

料金は利用するアカウント数やサーバ容量で変わりますが、利用量は柔軟に変更可能です。利用するアカウント数や料金見積もりなどはBIGLOBE法人コンタクトセンターへの電話やWebのお問い合わせフォームで相談できます。

BIGLOBEクラウドストレージは、30日間すべての機能を無料でお試しできます。まずは使ってみて、便利さを体感してください。

クラウドストレージは忙しい個人事業主にもおすすめ

小規模な店舗を経営している個人事業主には、忙しい方が多いでしょう。クラウドストレージを導入すれば、外出先にいるときや移動中にも事務処理やファイルの共有などの操作が可能です。事務処理のためだけに店舗や事務所に戻る必要はありません。ぜひ一度、BIGLOBEクラウドストレージの30日間無料コースを試してみてください。

※本記事内の情報は2020年1月9日現在のものです。

BIGLOBEクラウドストレージ