ペーパーレス化が進み、請求書や納品書といった書類も、PDFなどのデータでやりとりすることが多くなってきました。

そんなとき、ちょっと面倒なのが「判子(ハンコ)」です。書類にはハンコが必要なことって多いですよね。でも、そのために請求書を紙に印刷、ハンコを押して、それをスキャンしてPDFにして送付……というのはあまりにも非効率です。

そのハンコを「電子印鑑」にしておけば、データに直接、押印することができ、面倒な作業も必要なくなります。

この記事ではそんな便利な「電子印鑑」について解説。実際に使う方法をご紹介します!

ハンコを電子化する方法は2種類ある

まず、ハンコを電子化する方法ですが2種類の方法があります。

1つは、今あるハンコをスキャンして電子化する方法です。紙に押した印鑑をスキャナーやアプリなどでスキャンして、画像データとして使います。

もう1つは、ツールを使って電子印鑑を作成する方法。こちらはウェブ上のサービスやアプリで電子印鑑を作成。データに貼り付けて使います。

それぞれどんな方法なのか、またその使い方を紹介していきます。

①ハンコをスキャンして電子化する方法 

ハンコをスキャンして電子化する方法は、普段使っている印鑑をそのまま画像データとして使います。

「会社の角印をそのまま使いたい」「請求書に押印する場合はオリジナルの会社印に限定」といったときに便利です。

やり方はそれほど難しくありません。印鑑と紙、スマホもしくはスキャナーと、Excelがあれば1時間で作れます。

作業を始めるに当たっては、以下の物を用意してください。

  • A4サイズの白紙
  • スマートフォン
  • スキャナー(スマホアプリでも可)
  • 画像が加工できるソフト(Microsoft Excelなど)がインストールされたパソコン

では、実際に作成の手順を紹介していきます。

手順1:紙に押印する

まずは用意した白紙にハンコを押しましょう。A4サイズの紙の真ん中あたりに押してください。後の作業がスムーズになります。

A4サイズの白紙にハンコを押す

手順2:「Office Lens」で印影をスキャン

印鑑を押したら、スマホアプリで印影をスキャンしていきます。

スキャンするのには「Office Lens」アプリがオススメです。Microsoft製でビジネス文書のスキャンによく使われています。もちろん、使い慣れているスキャナーがあれば、スキャナーで構いません。

iPhone、Androidどちらも用意されているので、以下のリンクからインストールしてください。

インストールできたら、アプリを起動します。
※本記事では、iPhone用アプリを使用。OSやアプリのバージョンによって仕様が異なる場合があります。

撮影モードで「ホワイトボード」を選び、先ほど押した印鑑を撮影してください。

「Office Lens」で印影をスキャン

撮影できたら、画面右端の「>」ボタンをクリックします。

「Office Lens」で印影をスキャン

画像の編集画面に移りますが、ここでは特に編集せず保存をしてください。Excelで作業するときに画像編集をします。

「Office Lens」でスキャンした画像を保存

「Office Lens」でスキャンした画像を保存

データを保存できたら、スマホからパソコンに転送してください。

手順3:Excelで印鑑の画像データを作成

これから電子印鑑のデータの作成に入ります。
※この記事では、Excelを使って画像加工します。WordやPowerPoint、その他の画像ソフトで加工してもかまいません。また、Excelのバージョンによって、仕様が一部異なる場合があります。

ここからはパソコン上での作業です。Excelを起動してください。

メニューバーの「挿入」タブを選択、「画像」ボタンを押して画像を読み込みます。

エクセルで印影画像を読み込む

以下がExcelにデータを読み込んだ状態です。

エクセルで印影画像を読み込む

ここから画像を右クリックしてトリミングしていきましょう。四隅に少し空白があるくらいで構いません。

印影画像をトリミング

トリミングができたら、背景(灰色)の部分をなくしていきます。「図の形式」を選択して「透過色を指定」を選択してください。

背景を透明にする方法

選択するとカーソルが出てくるので、印影画像の背景(灰色)をクリックしてみてください。そうすると背景が透明になるはずです。

背景を透明にする方法

以下の通り、背景が透明になりました。

背景が透明になった画像

手順4:png形式で保存する

最後に画像データの保存についてです。

画像を右クリックし、メニューに「図として保存」があるので選択します。

図として保存

保存メニューが表示されるので、「PNG」形式で保存してください。
※PNGで保存しないと背景が透明になりません。

「PNG」形式で保存

Excelのバージョンが2019以前では、Excelから画像を直接保存できないので、PowerPointやWordに貼り付けて保存します。

まず画像を右クリックしてコピーしてください。

画像をコピー

次にPowerPointをひらきます。スライドに、ショートカット「CTRL+V」でペーストしてください。

コピーした画像をPowerPointに貼り付け

次に画像を右クリックして「図として保存」を選択し、png形式で保存してください。

図として保存

ちなみにこの作業はWordでも可能です。

これで、保存した画像をExcelやWord、PDFに貼り付ければ、電子印鑑としていつでも使えるようになりました。

②ツールを使って電子印鑑を作成する方法

次に、ツールを使って電子印鑑を作成する方法です。こちらはウェブやスマホアプリを使ってイチからハンコを作成していきます。

色々なサービスやツールがありますが、この記事では「ブラウザを使って作るタイプ」と「アプリで利用するタイプ」の2つを紹介します。

「電子印鑑素材」ブラウザだけで手軽に印鑑を作成

ブラウザだけで印鑑を作れるサービスが「電子印鑑素材」です。

登録されている名字であれば、すぐにハンコ画像データのダウンロードが可能。名字の種類は限られていますが、あれば作業なしでデータを用意できてしまいます。

使い方も簡単。検索欄で使いたい名字を入力して検索すればOKです。

電子印鑑素材

データがあればページが出てきますので、画面中央にあるダウンロードボタンを押せばOKです。

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「おまかせ電子印鑑FREE」簡単に「認印」「角印」「社外秘」が作成可能

パソコンにインストールして使うタイプでオススメなのが「おまかせ電子印鑑FREE」です。

専用ソフトだけあって高機能。ビジネスで必要な「認印」「角印」「社外秘」が作成可能です。

無料版では「認印・三文判」「データネーム印」「ビジネス印」が作成できます。

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簡単に使いたい場合にオススメです。

「おまかせ電子印鑑for Business(有料版)」 改ざん、悪用防止も可能

有料版にすると、さらに本格的な電子印鑑を作成できるようになります。「住所印」や「会社印」といったスタンプも作成可能です。

最上位プランの「for Business」にすれば、印鑑を作った本人以外が押していないかを確認できる「電子署名付き電子印鑑の作成・押印」も可能です。

「電子署名」は自分以外の他人が同じような電子印鑑を作成していたとしても、「署名のプロパティ」を見れば一発で自分の署名かどうかが分かる機能です。改ざん、悪用防止に役立ちます。

契約書など、電子署名付きを求められる場合に利用するといいでしょう。

業務の効率化にもハンコの電子化はオススメ!

以上、ハンコの電子化についての解説と便利なサービスについての紹介でした。

ハンコの電子化は、印刷やスキャンといった事務作業を効率化できるので本当にオススメです。プリンタやハンコのインク代の節約にもなります。難しい知識も必要ありません。未体験の方は是非一度トライしてみてください!