すでにビジネスの世界ではおなじみのGoogleドライブ。Googleアカウントを持っていれば無料で15GBの保存容量が利用できるため、フリーランスや店舗運営をされている方にピッタリのサービスといえるでしょう。とはいえ、まだ使ったことがない方は「Googleドライブ？」「何が便利なの？」と思われるかもしれませんね。そこで今回は、スモールビジネスに役立つGoogleドライブを紹介をします！
Googleドライブとは
Googleドライブとは、Googleが提供する「オンラインストレージサービス」です。クラウド上にさまざまなファイルをアップロードして、保存・共有することが可能です。スマホやタブレット、PCで利用できるので、いつでもどこでもファイルのアップロードや保存、編集などを行えるメリットがあります。
Googleドライブの使い方
データのアップロード方法
まず、Googleに自分のアカウントでログインします。
画面の右上にあるGoogleアプリアイコンメニューから「Google Drive」を選択します。
「新規」ボタンからアップロードしたいファイルを追加します。ExcelやWordなどの文書はもちろん、デザインや音楽、動画といったさまざまなデータがアップロード可能です。
データの共有方法
Googleドライブに保存したデータは、他のユーザーにも共有できます。ドキュメントやスプレッドシートの場合、共有するユーザごとに「閲覧のみ」なのか「編集も可能」とするのか、などを設定することができます。
Googleドライブの利用料
Googleドライブは保存容量を15GBまで無料で利用できます。保存容量を増やしたい場合には、Google Oneという有料コースへのアップグレードが必要です。
- 100GB：250円/月、2,500円/年
- 200GB：380円/月、3,800円/年
- 2TB：1,300円/月、13,000円/年
ただし、上記はあくまでも「パーソナル」ユースの費用になっており、会社や店舗を経営している方で従業員にも利用させたいという場合には、「Gsuite」の利用をオススメします。Gsuiteの利用料金は、以下の通りです。
- Basic（30GB）：680円/月
- Business（容量無制限）：1,360円/月
- Enterprise（容量無制限）：3,000円/月
※紹介しているのは、2020年5月時点での1ユーザあたりの金額。1企業で5ユーザ未満の場合は、容量無制限ではなく、ユーザー1人あたり上限1TB。各プランで利用できる機能の詳細はこちらからご確認ください。
Googleドライブのビジネス活用方法
Googleドライブの活用法をご紹介します。
社内ファイルの管理
会社でファイルを保存する場合は、共有サーバーを用意して重要なファイルをそこに保存するパターンが一般的です。場合によっては、個人パソコンの中に重要なファイルが保存されているようなケースもあるかもしれません。前者は費用がかかり、後者はコンプライアンス的にあまりよろしい状況とは言えません。
Googleドライブでファイルを管理すれば共有サーバーを準備する必要はなく、どこからでも、どの端末からでもアクセスできるメリットがあります。また、フォルダやファイルごとに権限を設定することも可能なので、プロジェクトや管理レイヤーごとにセキュアな運用を行うことができます。店舗を経営されている方であれば、スタッフのシフト表の管理や閲覧にも活用できそうですよね。
表計算や資料作成
Googleドライブには、以下のようなアプリケーションが準備されているため、表計算やスライド、文書作成をクラウド上で行うことが可能です。
- Googleスプレッドシート：Excelのような表計算ができるアプリケーション
- Googleスライド：PowerPointのようなスライド作成ができるアプリケーション
- Googleドキュメント：Wordのような文書作成アプリケーション
ExcelやPowerPointを持っていないという方でも、表計算や文書作成ができます。それぞれ「Microsoft Office」のファイルとの互換性も高く、ExcelやWordのデータをGoogleドライブに保存して編集することも可能。もちろん、これらもすべて複数のユーザー間で共有できます。
紙書類のデータ化
Googleドライブアプリの「スキャン機能」を使えば、スマホのカメラで撮影した紙書類をデータ化して保存することができます。
資料以外にも名刺や領収書、受発注書などをデータ化して保存できるので非常に便利です。さらに、データ化した書類のレイアウトは見やすく補正されます。
スキャンしてPDF化したデータを、Googleドキュメントなどのアプリを使って開くと、「文字認識機能（OCR）」により、画像から文字を抽出することも可能です。画像の文字をテキスト化できるので、煩雑な紙データの管理がとても楽になる訳ですね。
まずは使ってみよう
今回はテレワークやスモールビジネスに役立つGoogleドライブの紹介をしました。筆者もすでにGoogleドライブなしでは仕事にならないほど、ヘビーユーザーと化しています。一度使ったらその便利さに、手放せなくなること間違いなしでしょう。まだGoogleドライブを使ったことがないという方は、これを機会にぜひ使ってみてはいかがでしょうか。
