取引を行う上で怠ってはならない業務の一つが、請求書の発行・管理です。請求書は入出金だけでなく、取引先との信頼関係や法律の遵守にも関わる書類なので、日頃からきちんと整理しておくことが大切です。

しかし、毎月のように送付や受け取りが発生し取引量が多くなると、作成や管理に手間も時間もかかってしまいます。そこでこの記事では、日々の作業を効率化し、ミスを減らす方法や便利なツールについてご紹介します。

請求書は取引の証拠となる書類

そもそも請求書は、商品やサービスの代金を請求するための文書で、取引の証拠となる「証憑(しょうひょう)書類」の一つです。商法や法人税法、所得税法などによって保存期間が定められており、勝手に破棄することは認められていません。税務調査で提示を求められることもあるため、しっかり整理して管理を行う必要があります。

個人事業主で5年・法人で7年の保存期間

請求書の保存期間は、個人事業主で5年間(売上が1,000万円を超える場合は7年間)、法人で7年間(欠損金が発生した年度においては10年間)です。会社の規模や、青色申告か白色申告かといった状況に関係なく適用されます。

なお、保存を開始する起算日は、各事業年度における確定申告書の提出期限の翌日です。請求書の発効日ではないので、注意しましょう。

請求書の具体的な保管方法

それでは、請求書はどのように保管するのがベストなのでしょうか。

1. もらった請求書と出した請求書は区別する

まず一口に請求書と言っても、取引相手に対して発行・送付する請求書と、取引相手から受け取る請求書の2種類が存在します。当然ではありますが、これらは混同することがないよう、区別して保管するようにしましょう。

2. 入出金の状況で分けて整理

その上で、それぞれの請求書に書かれた取引の入出金が、完了しているかどうか分かるようにしておくことが重要です。
自身が発行した請求書であれば、相手からの入金が済んでいるか。取引先から受領した請求書であれば、相手への支払いは済んでいるかで分けて整理しましょう。もちろん、取引内容や金額に間違いがないことを確認しましょう。

3. 日付別もしくは取引先別に保管

入出金の完了していない請求書については、支払い期限順に整理するのがオススメです。万が一、未払いや支払い金額の誤りなどが発生した際には、すみやかに対応できるようにしておきましょう。

入出金が完了した請求書は、日付別に保管する方法と取引先別に保管する2つの管理方法が考えられます。
日付別のメリットは、月ごとの取引が把握しやすい点です。一方、取引先別では、個々の取引状況が分かりやすくなります。

それぞれにメリットがあり、どちらが優れているというわけではありませんが、取引先の数が多い場合は取引先別、少ない場合には日付別が管理しやすい方法と言えるでしょう。

4. 電子データでの保存も可能

また、請求書は紙だけでなく、特定の要件を満たすことで電子データによる保存も認められています。データでの作成はもちろん、紙をスキャンして電子化することで、毎月増えて続けていく請求書の保管スペースを削減することが可能。管理にかかるコストを抑えられます。

電子化を行うためには、管轄区の税務署長への申請・承認が必要です。詳しい要件については、国税庁のホームページで確認することができます。

国税庁HP「電子帳簿保存法の概要」

請求書管理ツールで効率化

請求書の作成・保管をミスなく、効率よく行うためには、請求書管理ツールを導入するのも一つの手段です。特にクラウド型のツールであれば、作成から発送までの作業をウェブ上で完結することが可能。アクセスする端末や場所を選ばないため、その後の処理や情報共有なども簡単です。

請求書管理ツールの主な機能

請求書管理ツールは、複数の会社によってサービスが提供されています。一例としては以下のようなサービスが挙げられます。

機能や料金体系はサービスによって異なります。基本的な機能としては、以下のようなものが挙げられます。

請求書の作成補助機能

複数のフォーマットが用意されており、必要項目にデータを入力・送信するだけで、お好みの請求書を作成することができます。テンプレートをカスタマイズできるサービスであれば、文面の変更やロゴの挿入など、自由にデザインを変更することも可能です。

送付・郵送代行機能

作成した請求書を電子メールで送付する機能や、直接発送してくれる郵送代行機能が備わっているサービスもあります。郵送代行は通常、切手代を含めて1通あたり150円~200円程度の従量課金制です。

送付状を自動作成してくれるサービスもあるため、発送作業の手間を減らすとともに、発送作業を忘れることによる請求漏れを防ぐことができます。

入金管理機能

入金情報を共有して、顧客からの支払いに漏れがないよう管理することが可能です。

また、会計ソフトとの連携が可能なサービスでは、請求書作成と同時に必要なデータが自動的に会計ソフトへ転送・共有されます。入力の手間や間違いを大幅に防ぐことができるため、連携したいツールがある場合には、事前に連携可能かチェックしておくといいでしょう。

売上レポート作成機能

請求情報や顧客情報に基づき、売上集計やレポート作成を行うことが可能です。発注データの集計による損益管理や決算書作成などの機能を備えたサービスもあります。

適切な処理で作業の効率化を!

このように請求書管理ツールには、便利な機能が用意されています。導入の際は、業態や規模に合った機能やコスト、使用している会計ソフトとの連携性などを基準に、サービスを選ぶといいでしょう。

請求書の発行・管理は、方法次第で日々の業務を大幅に効率化することができるので、ぜひ参考にしてみてください。