「Notion」というアプリをご存じでしょうか。

ドキュメント作成にデータベース、TODO管理など、あらゆる情報をひとつのワークスペースで管理できるクラウド型のメモアプリです。

同じようなアプリには「Google Keep」や「Microsoft OneNote」がありますが、それ以上に高機能。

ノートに動画を埋め込めたり、そのままウェブ公開できたり、スプレッドシート(Excelの表)も作れてしまいます。

とはいえ、機能が多すぎて
「Notionは気になっているけど、どう使うかわからない」
「これまでのメモアプリとどう違うの?」
という方も多いようです。

この記事では、まだ使ったことがない方向けに、Notionの特徴とメリットや仕事に役立つオススメの使い方を紹介します。

「Notion」とは?どんなことができる?

まず、Notionには主に以下の機能があります。

  • メモ作成
  • ドキュメント作成
  • ドキュメントのシェア
  • 動画やウェブのクリップ
  • ウェブページ作成
  • Todo管理
  • データベース
  • スケジュール管理
  • ガントチャート機能
  • Wiki機能(情報共有ウェブ)
  • 文書テンプレート作成

Notionでは、「Page」と呼ばれるシートを作成します。それを「メモ」や「Todo管理」「データベース」など、目的に合わせて編集して使うことができます。

この「Page」は階層化が可能で、Pageの下にPageを作ることで、複数の階層を作ることができます。これらは自動にリンク集となります。

機能はアップデートでどんどん増えているので、ぜひ最新の情報を適宜チェックしてみてください。

「Notion」はなにがすごいのか? 特徴を紹介

Notionの特徴は、なんといっても「多機能」と「高いカスタマイズ性」です。

主要な機能は「ドキュメントエディタ」ですが、そのほかにも「データベース」「ガントチャート」や「カレンダー」、さらには「Wiki機能」など、情報を管理する機能がたくさん揃っています。

これまではドキュメントならWord、データベースならExcelなど、別々のアプリを使う必要がありましたが、「Notion」ならひとつの画面で作成することが可能です。

Wordのような使い方もできますし、表やデータベースを作ってExcelのように使うこともできます。

使い方も自由で、ひたすら原稿を管理するためのドキュメントツールとして使う、情報管理のデータベース専用アプリとして使うなど、ユーザーの好きなスタイルで使えるようになっています。

とにかく多機能で、ユーザーによるカスタマイズの自由度が高いのが「Notion」のすごいところといえるでしょう。

Notionの使い方入門

ここからは、基本的なNotionの使い方を説明していきます。

①まずはメールアドレスを登録してNotionにログイン

まずはトップページにアクセスしてアカウントを作成しましょう。

メールアドレスを登録してください。名前やパスワードなど、必要事項を記入すればすぐに使いはじめられます。

Notionメールアドレス登録画面

②画面の構成を理解する

ログインすると、以下のような画面が現れます。

ワークスペースと呼ばれていて、全ての情報を管理する画面です。個別のドキュメントは「Page」で編集していきます。

画面構成は以下の3つに分かれています。

  • 左側:左サイドメニュー
  • 中央:エディタ画面
  • 右側:右サイドメニュー
    ※右上の「・・・」をクリックすると出てきます

ワークスペース画面

実際の使い方としては、以下のとおりです。

  1. 左サイドメニューでPageの追加や削除をする
  2. 真ん中のエディタ画面でPage編集
  3. 右サイドメニューで設定(フォント、文字の大きさ、シェア範囲など)

③本文Pageを作成する

準備が整ったので、実際にPageを追加してみましょう。Pageの追加は左サイドメニューにある「+(Add a page)」ボタンをクリックします。

本文Pageの作成方法

④Pageの本文を入力する

Pageは、画面真ん中に出てくるエディタを使用して作成していきます。

画面上部でタイトルを入力します。本文のテキストを編集するときは「Empty」(空白のページ)を選べばOKです。

Pageの本文入力画面

あとはテキストを入力していきましょう。

Pageの本文入力画面

⑤「見出し」「リスト」「色」で見た目を整える

Notionでは、入力したテキストに「見出し」や「リスト」を設定して見た目を整えることもできます。

「見出し」を入れる場合は、テキストの左側をクリックして、出てきたメニューの「Turn into」を選択してください。

「見出し」や「リスト」の使い方

そこから「Heading」を選択すると、テキストが見出しになります。

「Heading1~3」はそれぞれ「大見出し」「中見出し」「小見出し」のような関係です。見た目には文字の大きさが違います。

見出しの使い方

他にも「To-do list(チェックリスト)」「Bulleted list(箇条書き)」、「Numbered list(番号付きリスト)」「Toggle list(折りたたみ式)」などのリストも作れます。

チェックリストや箇条書きなどの使い方

また色は「Color」から選択可能です。文字の色や背景を変えられます。

文字の色や背景の変更

以下が実際に見出しやリスト、色を適用してみたところ。WordやGoogleドキュメントと同じように、様々な装飾が可能です。

本文を装飾した画面

⑥写真や動画を埋め込む

さらに、Notionでは写真やウェブ、動画なども埋め込めます。埋め込みたい場所で「+」ボタンをクリックします。

写真や動画の埋め込み

メニューが表示されるので下の方にスクロールしてください。「Media」のメニューで写真、ウェブブックマーク、動画、ファイルなどを埋め込めます。

様々なメディアを挿入可能

Imageでは画像を挿入でき、パソコンにある写真か、web上にある画像のURLを指定すればそのまま表示できます。

アップロード画面

画像を挿入したときの画面

独特なのが動画です。アップロードするか、URLを指定するとそのまま挿入が可能で、なんとドキュメント内で再生できます。

動画埋め込み時の画面

この機能を使えば、動画まとめドキュメントも作れますね。

以上が、基本的なドキュメント編集の説明でした。これだけの操作を覚えておくだけでも本格的なドキュメントが作れると思います。

Page管理のコツ:カテゴリーがあると管理しやすくなってオススメ

Pageをたくさん作っていくと、左サイドメニューが長くなってしまいます。

そんな時にオススメなのが、カテゴリー表示用のPageを1つ作って、その下にどんどんPageを作っていく方法です。Notionでは階層構造でPageを管理できるようになっており、Pageの中にさらにPageを作ることができます。

Notionでは階層構造でPageを管理できる

表示もカテゴリーごとにまとめておけるので、Pageが増えていっても左サイドメニューをコンパクトにできます。

しかも上の階層のPageには、下階層のPageが自動で一覧化されます。上の階層のPageのタイトルをクリックすれば、その下の階層にあるPageが表示され、リンクが自動で挿入されるので、あとから見返すのも楽です。

階層形式でPageを表示

ページが整理されて見やすくなる

すでに作成済みのPageの移動も可能です。Pageを選んで移動したい先にドラッグするだけです。

ドラッグでPage移動も可能

Pageの管理が本当に楽になるので、階層構造は覚えておきましょう。

仕事でも役に立つオススメ機能3選

ここからは、仕事でも役立つNotionのオススメ機能を3つ、ご紹介します。

オススメ機能①「Share」作ったノートを簡単にウェブ公開

オススメなのが「Share」機能です。これは作ったドキュメントを人にシェアしたり、ウェブ公開できるものです。

使い方は、右サイドメニューの「Share」をクリックするだけ。ウェブ公開する場合は「Share to web」をONに。

作ったノートをウェブ公開する方法①

個別に共有したい場合は、「Add people」をクリックし、共有したいメールアドレスを入力します。
その際、右上の「Can Edit」をクリックして編集権限を選択したあと、InviteすればOKです。

作ったノートをウェブ公開する方法②

作ったノートをウェブ公開する方法③

作ったノートをウェブ公開する方法④

ビジネスで「一時的にウェブで情報共有したい」といったとき、わざわざ情報共有のための資料を用意するのは面倒ですよね。そんな時、このShare機能を使えば、すぐに公開できるため便利です。

オススメ機能②「データベース」買い物リストや住所録も手軽に作成

次にオススメなのが「データベース」です。この機能を使えばExcelで管理するような情報も簡単に作成できます。

ドキュメント内の挿入したい場所で「+」ボタンをクリック。出てくるメニューで「DATABASE」の「Table」を選べばOK。

データベースの作成方法①

NameとTagsという項目ができた状態の表が挿入されます。Nameは削除できませんが、Tagsは削除可能です。

ここから項目を追加するには、右にある「+」をクリックします。

データベースの作成方法②

ちなみに、項目名はそれぞれ好きな名前に変更できます。
データの種類を選ぶには、項目の左のアイコンをクリックして、「Property Type」の中から使いたい種類を選べばOKです。

データベースの作成方法③

種類は「Number(数字)」「Select(選択リスト)」「Date(日付)」といった定番から「Email」「Phone」なども選べます。

データベースの作成方法④

なお、Numberでは通貨も選択でき「Yen」にすれば自動で「¥」表示されます。

データベースの作成方法⑤

ユニークなのは「Phone」ですね。こちらはスマホでクリックすると、そのまま電話をかけられます。

以下は買い物リストを作ってみた例です。Nameのところに買う物、価格、URL、電話を足してみました。

買い物リストの作成例

データベースなので、もちろん入力したデータに対して、演算やソートやフィルタもできます。

表の下部にある「Calculate」ボタンを押せば、Sum(合計)やAverage(平均)、Count all(項目数のカウント)など色々な演算を行えます。

演算も可能

例えば、データをソート、フィルタしたい場合は、表のメニューから「Filter」「Sort」を選択。

データのソートやフィルタも可能

あとはデータ処理すればOKです。

住所録やアイデアリストなど作るときに力を発揮するので、是非活用してみてください。

データベース作成例

オススメ機能③「テンプレート」をダウンロードして簡単ノート作成

3つめにオススメなのが「テンプレート」機能です。

Notion公式のサイトには、これまで紹介してきたような、Pageやデータのテンプレートのマーケットが用意されています。ページを一から作る時にも、気に入ったモノがあればすぐに流用できます。

他にも日本語で作っている方がたくさんいるので「NOTION テンプレート 日本語」などで検索してみてください。気に入るテンプレートが見つかるはずです。

「Notion」はOSを問わず無料で使える!是非活用を

「Notion」の人気の理由として、高機能であることが挙げられますが、使いはじめるハードルが低いということもあります。

ブラウザで使えるので、OSを問いません。WindowsやMacはもちろん、Chromebookでも使えます。スマホもiPhone、Androidに対応しています。

誰でも簡単、手軽に使いはじめられるので、ぜひこの機会に「Notion」を触ってみてください!