Wordの変更履歴ってどんな時に使うの？どんな機能？
Wordの変更履歴は、複数人でWordファイルを編集するときに便利な機能です。
具体的には、以下のような機能があります。
- 変更履歴の記録
- 変更の表示／非表示
- 変更の承諾／元に戻す
では、実際にどのように使うのかを以下でご紹介します。
※オフィスのバージョンやOSによって、表示や操作が異なる場合があります。
変更履歴の記録
例えば、Aさんが作成したWordの原稿に、Bさんが修正を加えるような場合には、変更履歴の記録をオススメします。誰が、どのような変更を加えたか、が分かりやすく記録されるためです。
変更履歴を記録するには、「校閲」タブにある「変更履歴の記録」をクリックするだけ。
それ以降、原稿に変更を加えると、以下のようにすべて記録されていきます。
BさんからAさんに原稿を戻す場合など、変更履歴の記録が不要になった段階で、再度「変更履歴の記録」をクリックすれば、それ以降の変更は記録されません。
変更の表示／非表示
変更履歴を記録すると、削除した情報と新たに追加した情報が原稿内に表示されるため、確認するときごちゃごちゃしていて、よくわからなくなることがあります。そんな時は、変更履歴の表示・非表示を使いましょう。
変更履歴の非表示
「校閲」タブの「変更履歴の記録」のプルダウンから「変更履歴/コメントなし」を選ぶと、変更が加えられる前の状態に戻ります。
変更履歴の再表示
変更履歴を再度表示させる場合は、同じく「校閲」タブの「変更履歴の記録」のプルダウンから「すべての変更履歴/コメント」を選択します。
変更の承諾／元に戻す
次に、Bさんが行った編集内容をAさんが確認し、原稿に反映させるのか、させないかを選ぶことができます。
変更内容を承諾する場合
Bさんの変更箇所を確認し、「校閲」タブの「承諾」をクリックすると、プルダウンが表示されます。「承諾して次へ進む」もしくは「この変更を反映させる」をクリックします。
Bさんの変更箇所をまとめてすべて承諾する場合は、「すべての変更を反映」をクリックしましょう。
変更内容を反映させずに元に戻す場合
Bさんの変更箇所を確認し、「校閲」タブの「元に戻して次に進む」もしくは「変更を元に戻す」をクリックします。
Bさんの変更箇所をまとめて元に戻す場合は、「すべての変更を元に戻す」をクリックしましょう。
変更履歴における注意点
印刷時
Wordファイルをそのまま印刷すると、変更履歴やコメントもすべて一緒に印刷されてしまいます。
それらを印刷時に表示したくない場合は、印刷画面で「すべてのページを印刷」をクリックして表示されるプルダウン内にある「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外しましょう。
データ送付時
変更履歴を使ってやり取りした原稿を、最終的にクライアントに送信する場合には、特に注意が必要です。自分から見て変更履歴が表示されていないからといって、そのデータをきちんと確認せずに送付してしまうと、相手がファイルを開いたときに、変更履歴やコメントがすべて見えてしまうからです。
最終確定版をクライアントなどに送る場合は、必ず変更の承諾もしくは変更を元に戻した状態であることを確認してからにしましょう。
Wordの変更履歴を上手に活用して、業務効率をさらにアップさせましょう！
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