仕事でWordを使うときによく使うのが、コメントや変更履歴機能です。誰かが書いた文章をチェックするとき、逆にチェックしてもらったときの記録として使う方も多いと思います。

ただ、たまに困るのが「ユーザー名」です。Microsoftのアカウント名が自動で表示されるようになっているので、

「コメント名が社員番号でわかりづらいから個人名に変えたい」
「会社としてチェックしたいから個人ではなくて会社名にしたい」

という時にはちょっと困ってしまいますよね。

そんなとき簡単にWordのコメント名を変更する方法をご紹介します。
※Officeのバージョンによって、仕様が一部異なる場合があります。

Wordでコメントする時のユーザー名を変更する方法

それでは、Wordでコメント名を確認・変更する手順を、以下具体的に紹介していきます。

現在のユーザー名を確認する

まずは、使っているユーザー名がどうなっているかを確認しましょう。「ファイル」メニューの「オプション」ボタンをクリックします。

ホームメニューの「オプション」ボタンをクリック

「Microsoft Officeのユーザー設定」というユーザ名が表示されるので、確認してみてください。

ユーザー名確認画面

以下がコメントしたときの様子です。先程確認したユーザー名でコメントされています。変更履歴も、同様に表示されます。

コメントでのユーザー名の見え方

ファイルメニューの「オプション」でユーザー名を変更する

ではユーザー名を変更しましょう。まず「Microsoft Officeのユーザー設定」欄の「ユーザー名」を表示したい名前に変えます。

ユーザー名の変更画面

さらにその下にある「Officeへのサインイン状態に関わらず、常にこれらの設定を使用する」にもチェックをつけてください。このチェックを入れないと、オフラインになったときに変更後の名前が使用されません。

変更ができたら「OK」ボタンを押します。これで設定変更は完了です。

コメント名が変更になったかを確認する

実際にコメント名が変更されているか確認します。

文書を開いてコメントを入れたい箇所を選択して、右クリックします。「新しいコメント」を選択して、コメントを入れてみてください。

新しいコメントでユーザー名を確認

そうすると、コメント名が変更後のユーザーに変わっていることが確認できます。

ユーザー名確認画面(コメント)

ちなみに、過去にコメントしたものの名前は変更されません。過去のコメント名も変更したい場合は、いったんコメントを削除し、新しくコメントし直すようにしましょう。

ユーザー名の変更は「校閲」タブのメニューからも可能

ユーザー名の変更は、文章の編集画面からも操作可能です。

まず「校閲」タブを選択して、変更履歴メニューの矢印を選択します。

「校閲」タブからもユーザー名は変更できる

そうすると「変更履歴」のオプション画面が開くので「ユーザー名の変更」をクリックします。

「変更履歴」のオプション画面

「Wordのオプション」画面が開くので、ユーザー名を変更してください。

ユーザー名変更画面

ExcelやPowerPointでもユーザー名が変わるので注意!

ちなみに、これは「Microsoft Officeのユーザー設定」の変更となるため、ExcelやPowerPointでのユーザー名も変わることを覚えておきましょう。

ExcelやPowerPointのコメントで元の名前を使いたいときは、Wordと同じように「オプション」から「ユーザー設定」の変更を行ってください。

提出先に応じてユーザー名は変更しよう

クラウドが進歩してきたおかげで、様々な組織とWordファイルをクラウド上で共有することも多くなってきました。同じ組織ならば問題はないですが、社外に出すときは個人名は控えたり、先頭に会社名は入れたいものです。提出先に応じてコメント名を変更するのは「気の利いた心づかい」ともいえます。ぜひ今回の変更方法を覚えておくようにしましょう。

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