お店の売り上げ管理に使うWordやExcelをOffice365のライセンス管理にするとお得なワケとは？

ビジネスや店舗経営で、売り上げの管理や書類の作成にMicrosoftのWordやExcelを使っている方が多いかと思います。普段は特に意識せずに使っているものですが、パソコンを買い替えるときに最初から設定するのが面倒だったりして、データを削除してしまうこともあるでしょう。

かといって、慣れているからと古いMicrosoft Office（以下、MS Office）をいつまでも使い続けていると、ソフトのサポートが終了してしまうこともあります。実は、同じMS Officeでも、そういった面倒や心配とは無縁なうえにビジネスに効果的な使い方ができるサービスもあるのです。

今までのMS Officeの買い方、使い方に問題が

多くの自営業者や小規模企業のユーザーは、ビジネスの用途でもパソコンにバンドル（付属している状態）されていたMS Officeソフトを使うか、パソコンとは別にMS Officeパッケージを買っていたと思います。そのことにまつわる、あまり知られていない問題点について整理しておきましょう。

これまでの「買い方」「使い方」のデメリット

パソコンの新モデルへの買い替えなどで、何気なくMS Officeがバンドルされているタイプを選択してきたと思いますが、その問題を挙げてみると、次のようになります。

• パソコン本体とソフトを買い取る形なので使う権利は永久だが、古いバージョンはサポートが終了するといったように、実質は期限付きの製品を購入しているのと同じ。

• パソコンの買い替え後に新たに特定の機能が必要になって、新機能が追加されたMS Officeの最新バージョンが発売された場合、その最新バージョンのMS Officeを購入する必要がある。

• 買い取りMS Officeの基本は「パソコンのみ1ライセンス2台までの利用」と限定的。

• スマホやタブレットで使いたくても、MS Officeの買い取りライセンスでは対応していない。

仕事で使うパソコンが2台、3台となると、買い替えるための資金や、その都度設定し直す手間などが大変です。お店の経営者ならば店舗で1台から2台、事務所や自宅でやはり1台から2台、これに持ち運び用の小型パソコンやタブレットを加えると、複数台を管理しなければならなくなります。

すべてのMS Officeソフトの買い替えやアップグレードが重なると、かなりの出費と設定の手間となるでしょう。これまで使えていたデータが何らかの設定ミスで使えなくなったら、という心配も出てきます。

ビジネス利用ならMS Officeは「Office 365」

そこで知っておきたいのが「Office 365」と、そのサービス内容です。インターネットやクラウド、そしてスマートフォンなどのモバイル機器を賢く仕事に使える環境やサービスを提供しているのが、Office365です。
Office365ならば、最新バージョンのインストールの手間や、一括で支払わなければならない買い取り費用などの負担を少なくできるのです。

Office365はサブスクリプションでライセンスを管理する

まず、決定的に違うのは、「買い取り」ではなく「定額制」（サブスクリプション）であるという点です。次のような場面を想像してみてください。

繁忙期、入力作業や販促物の作成のためにアルバイトを雇い、パソコンを1台購入してその分のソフトも購入したとします。繁忙期が終了したあと、そのパソコンのソフトはどうなるでしょうか？

買い取りだと使う使わないにかかわらず、買った時点ですでにコストは発生してしまっています。その点サブスクリプションは利用する台数やサービス数で料金が決まるので、必要がなくなれば利用台数を減らし、利用料金を翌月から下げることができるのです。近年、消費行動全般が「買うより借りる」に移行していますが、ソフトについても同様にサブスクリプションへの移行が見られます。

Office 365の種類と特徴を整理

Office365はサブスクリプション・サービスで、その利用サービスは大きく個人向けの「Solo」と法人向けの「Business」に分かれます。「Business」のプランは、次の3つから選ぶことができ、フリーランサーや個人商店のような自営業の方ならば、月額1,284円（税別）のSoloよりも低価格から始められる「Business」がオススメ。

Office 365 Businessでできること

「パソコンにバンドルされているタイプや、パッケージで買い取るタイプのMS Office製品には、「Personal」と「Home&Business」、そして「Professional」の3種類があります。

ビジネス利用なら「Professional」が適しており、これには主なソフトウェアとしてWord、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNote、Access、Publisherが含まれます。先に示したOffice365「Business」のプランでもこれらのソフトが利用できますが、クラウドサービスの利用権の有無という点が異なるのです。
Office 365 Businessには、クラウド上にデータを保管してスタッフ間でシェアしたり、モバイルで外出先からでもアクセスしたりできるOneDriveの利用権が付いています。

クラウドの利用のほか、1ライセンスの契約でパソコン、スマートフォン、タブレットが各5台まで、計15台まで利用できるのがさらに便利な点です。店舗運営ならば、複数のパソコン（事務所と店舗）での利用のほか、店頭スタッフや営業担当者にタブレットを持たせたり、データをクラウド上で集約・共有できたりするわけです。

Office365のもうひとつのメリットは、WordやExcelなどの最新バージョンを常に利用できるということです。バンドル版では買い替えなければなりませんが、Office365ならばその必要がなく、最新の機能がリリースされる度にそれをすぐに手に入れることができるのです。

「Office365」への切り替え方

それでは、インストール版から365への切り替え方法やタイミング、そのメリットなどについて見てみましょう。

すでに買い取りのMS Officeを利用している場合の切り替え

つい最近、バンドル版を購入してしまった方などは、ソフトウェアの利用サービスが含まれず、利用できるクラウドサービスの種類が多い「Business Essential」が適しています。Windows7を使っていて、そろそろ買い替えを考えていたという方ならば、ソフトウェアの利用サービスが含まれている「Business」か「Business Premium」のどちらかがよいでしょう。

Office365の新規契約方法

バンドル版からOffice365への切り替えは、オンライン上で購入手続きをするだけで完了です。試用版のサブスクリプションならば1カ月は課金なしで利用できます。サブスクリプション・サービスを利用することで、購入済みのバンドル版の永続的な利用権を失うようなことはありません。

利用者の増加、変更

1ライセンスの利用範囲（パソコン、スマートフォン、タブレットが各5台まで利用）を越えた場合は、ライセンスを追加するだけです。例えば「Business」のプランならば、2ライセンス分で、月額1,800円（税別）の支払いになります。もし利用者が減った場合は、1カ月単位で切り替えられるので、また追加前の契約に戻せます。

更新方法

自動更新にしておけば、契約手続きを繰り返さなくてすみます。もちろん、1年ごとに契約を見直しながらの更新も選択できます。

さて、パソコンのビジネスソフトはOffice 365の契約で支払いなどの手続きを一本化できたとして、そのほかはいかがでしょうか。利用するIT関連のサービスを最低限に絞ったとしても、光回線のような通信回線料金、固定のIP電話や、ホームページの運営のための独自ドメインへの支払いなど、その管理には意外と手間がかかります。

そこでおすすめなのが、「BIGLOBEオフィスサービス」です。通信やIT利用の窓口をこのサービスに一本化でき、利用者は提供される管理画面から、毎月の費用を確認することができます。もちろん、Office365を含めた支払いも1件の請求書にまとめられます。電話による法人専用のサポートも受けられますので、管理業務の負担を減らしたい経営者やマネージャークラスの方には便利なサービスです。

クラウドやモバイルの活用がOffice365のメリット

Office365に切り替えることで、オフィス製品の管理を容易にし、その買い取りコストやバージョンアップなどの労力を削減するだけでなく、クラウドやモバイルを連携して使えることができます。「BIGLOBEオフィスサービス」と併用すれば、これらの面倒な管理や請求書の処理も一本化でき、管理者の負担を軽減することができます。

※本記事内の情報は2020年1月9日現在のものです。

法人向け「Office 365」