ニューノーマルがオフィスのコスト見直し・削減のきっかけに

新型コロナウイルスの影響により、テレワークやWeb会議、リモート営業が普及しました。従業員の出社率が減ったことにより、これまでオフィスで必要とされていた様々なコストを見直し、削減する企業が増えています。

また、ここ数年で日本国内でも環境に配慮する意識が高まっています。従業員自身がペーパーレスやマイボトル・マイバッグ持参などを進んで行っており、企業としては環境に配慮したコストの見直し・削減も合わせて進めやすい状況と言えます。

今回はニューノーマル時代における企業のコスト削減について、適切なコスト削減対象の見極め方や、コスト削減対象に対して具体的にどのような方法でコストを削減するのかについてお話します。

コスト削減を行う上で注意したいポイント

コストの見直し・削減を行う上で、重要なポイントがあります。それは、コストカットして良いものとダメなものを見極めるということです。

特に、金額の大きいものや現時点では利益を出していないものは、コスト削減の対象になりがちです。しかし、中長期的に見て、収益の柱として成長しうる新事業や企業のブランド力に貢献しうるものには、適切に投資しましょう。

いたずらなコスト削減は、数字上では一時的に効果を発揮したように見えるかもしれません。しかし、削減対象を誤ると企業の存続に影響を与える可能性があります。

では、具体的にどのようなコスト削減は避けたほうが良いのか、いくつか例をご紹介します。

1. 従業員の生産性やモチベーションを下げること

従業員の生産性やモチベーションを下げるようなコスト削減は避けましょう。

例えば、業務効率化のために導入したツールをコスト削減のために解約するとします。
その場合、従業員は既存業務の進め方や運用ルール等を検討・設計しなければなりません。場合によっては、手作業やチェック項目が増え、作業時間の増加やミスにつながる可能性もあります。

従業員の生産性を下げるコスト削減は、従業員のモチベーションの低下にもつながります。これは、優秀な人材の流出や大きな事故にもつながりかねません。

従業員のモチベーションにつながる福利厚生や社内制度も、いったんコスト削減の対象からは除外しましょう。

2. ブランド力や企業の信頼を損なうこと

ブランド力や企業の信頼を損なうコスト削減は避けましょう。

例えば、商品の原材料を低コストなものに変えれば、商品品質は下がります。既存の商品を気に入って購入していた消費者は離れていき、口コミ等もネガティブなものが増え、ブランド力も下がります。

また、現状をしっかりと把握しないまま、サービス保守に関わる設備や人件費をカットすれば、サービスの運用保守に手が回らなくなり、情報漏洩や大規模障害を引き起こす可能性もありえます。そのような事故や障害を一度でも起こせば、企業の信頼は一気に失われます。

3. 中長期を見据えた投資をやめること

新型コロナウイルスにより、多くの事業者が「既存事業だけでは事業継続にリスクや限界がある」と感じた場面があったのではないでしょうか?

時代の変化やそれに伴う法律や制度改正など、事業に大きな影響を与える要素はあらゆるところに存在します。そして、それらの要素が、いつ、どのように自分たちの事業に影響するかは誰にもわかりません。

先ほども述べましたが、中長期的に見て、収益の柱として成長しうる新事業や企業のブランド力に貢献しうるものには、適切な投資をしていきましょう。

コスト削減対象の洗い出しと削減方法

では、コスト削減対象として、どのような項目に着目し、具体的にどのような削減方法を実施すれば良いのか、についてお話していきましょう。

オフィス賃料

オフィスでかかるコストのうち、大きな割合を占める賃料。コロナウイルスの影響により、テレワークが普及した企業では、コスト削減の対象として検討しているところも多いのではないでしょうか?

オフィス賃料の削減方法としては、以下の方法が挙げられます。

オフィスを縮小する

借りるオフィス面積を縮小することで、賃料を下げる方法です。例えば、現状はオフィスビルの3フロアを借りているけれども、それを1フロアにする、などです。
ただし、オフィスを縮小する際には、現状の従業員の出社率だけでなく、アフターコロナの出社率も視野に入れた上で、どれくらい縮小するのか、を決めましょう。

オフィスを移転する

賃料の安いエリアにオフィスを移転する方法です。また、最近ではシェアオフィスやコワーキングスペース等を活用する「オフィスを持たない」スタイルも浸透し始めています。事業規模や働き方、従業員の意向も取り入れながら検討を進めましょう。

ただし、オフィスを移転したり、解約するにもコストがかかります。適切なタイミングと方法で進めることが大切です。

光熱費(電気代)

オフィスの光熱費のうち、大きな割合を占めるのが電気代です。出社率が下がっている割に、電気代は変わらないというオフィスも多いのではないでしょうか?
電気代のうち、48%を占めるのが「空調費」、24%が「照明費」となっています。
※出典|資源エネルギー庁資料

これらを削減する方法として、以下の方法が挙げられます。

  • 空調の設定温度を一定に保つ
  • AIによる空調管理システムを導入する
  • 照明をLEDに変える
  • 使用していないエリアの消灯を徹底する
  • 照明を間引きする

詳しい方法は、以下の記事で解説しています。参考にしてみてください。

オフィスの節電でCSR活動!手軽にできる電気代節約方法6選
オフィスビルの空調の仕組みと効果的な空調費削減方法

従業員の交通費

企業にとって意外と負担になるのが、従業員の交通費。テレワークを積極的に導入することで、企業側が負担する交通費が削減できます。

ただし、テレワークになることで光熱費などの従業員の負担も増えるため、在宅勤務手当を支給するなど配慮も必要です。

複合機をはじめとするリース製品

オフィスにある複合機やビジネスフォン、デスクやイスなど、リース契約している場合もあるでしょう。従業員の出社率が減れば、これらの利用頻度も減ります。リース契約しているものについては、必要な台数を見直して契約台数を減らしましょう。

特に、最近では会議や営業のオンライン化が進み、ペーパーレスがさらに加速しています。業種にもよりますが、印刷しなくても業務に支障が出ないようであれば、複合機の台数を減らし、ペーパーレスを推進していきましょう。

文房具などの事務用品や使い捨ての備品

文房具などの事務用品においても、使い方や用意の仕方に無駄がないか、見直してみましょう。

また、コーヒーサーバー等の横に配置している使い捨て紙コップなどもコスト削減の対象になります。最近では、従業員自身がマイボトル・マイバッグ持参を進んで行っているケースが多く、前向きに協力してくれるはずです。

細かいですが、このようなちょっとした積み重ねでコストが膨らんでいる場合もあります。視点を変えて、日々の当たり前を見直してみましょう。

オフィスのコストを削減するAIソリューションも活用を!

以上でご紹介した通り、様々な観点からオフィスのコスト削減を進めてみてください。

特におすすめなのは、AIが空調を管理するビルマネジメントシステム「BrainboxAI」の導入による空調費の削減です。これは、企業側の金銭的負担や従業員の負担なく実施できるためです。

AIで空調を管理することで、空調費の平均25%を削減。同時にCO2排出量を20~40%削減することが期待できます。

既存のオフィスビルについているビルマネジメントシステムに追加するだけで、手軽に始めることができます。ぜひお気軽にお問い合わせください。

AIが自動で空調管理 "BRAINBOX AI