アルバイトなど従業員の出勤や休みの希望を確認して、シフトを組んで周知する。店舗運営の中でも、シフトの管理に頭を悩ませている人は多いのではないでしょうか。

シフト表を作るのに自由度が高いのがエクセル。様々な関数や書式を利用し、自分が入れたい情報のみを組み込むことができるのが、エクセルで作成するシフト表の良いところです。

今回は、WindowsのExcel 2019を使用して、シフト表の作成方法を解説します。
※使用しているエクセルのバージョンによって、一部操作が異なる場合があります。

定番!最も使いやすい月間シフト表の作り方

普段からパソコンを使っていて、Excelの入力も慣れてはいるものの、実際に1から自分で作るとなると大変そう……と感じる方も多いかもしれません。もちろん、数字や曜日など、1つ1つ手入力していたら時間がかかりますが、Excelの関数を使えば、手短にシフト表を作ることができます。

エクセルで作成したシフト表

まずは、何年何月のシフト表なのか、ひと目でわかるように「年月」を記入します。

エクセルでは縦を「列」、横を「行」と呼びます。B列の1行目であるB1 に「年」、同じくD1に「月」、E1 に「勤務表」と入力します。今回作成するのは2020年3月のシフト表なので、A1に「2020」、C1に「3」と入れます。

2行目から、あなたが使いやすいよう適切なサイズの表を作っていきましょう。
今回は、2行目を日付、3行目を曜日、4行目を備考欄とし、5行目からシフトを入力するようにしています。また、従業員の名前はA列に記載します。

日付をDATE関数で自動入力

DATE関数で、エクセル上に入力した数値を日付のデータにします。

はじめに、年月を入力したA1の「2020」とC1の「3」から、B2にDATE関数で日付を出します。
B2に =DATE(A1,C1,1) と入力すると、2020/3/1と表示されます。

DATE関数の使い方

C2に =B2+1 と入力し、セルの右下の四角にマウスポインタを置いて、AFまで右にドラッグすると2020/3/31まで入力できます。

ドラッグして関数を入力

年月はすでに1行目に表示しているので、2行目は「日にちのみの表示」に変更しましょう。

B2からAF2までを選択し、右クリックで「セルの書式設定」を選択。
「ユーザー定義」で種類に「d」と入力すると日にちのみに変更する事ができます。

「セルの書式設定」の「ユーザー定義」で種類を変更

曜日をWEEKDAY関数で自動入力

2行目の日付に対応する曜日を、WEEKDAY関数を使って入力します。

B3に =WEEKDAY(B2) と入力すると、1と表示されます。
先ほどの日付入力のときと同様に、B3からAF3までドラッグし、31日まで曜日を入力します。

関数を使って曜日を入力

B3からAF3までを選択し、右クリックで「セルの書式設定」を選択。
「ユーザー定義」で種類に「aaa」と入力すると、『月』『火』……の表示に変わります。
『月曜日』『火曜日』……と表示したい場合は、ユーザー定義で種類に「aaaa」を入力することで表示できます。

「セルの書式設定」の「ユーザー定義」で種類を変更

COUNTIF関数で休日数やシフトの人数を管理

シフト表に記載されている内容を数字で確認するときに、COUNTIF関数が役に立ちます。

今回は、休日を「休み」、早番を「早」、遅番を「遅」と入力します。
そして、シフト表のAH列をスタッフごとの休日の日数確認、営業日ごとの早番、遅番の人数確認を22行目と23行目で行います。

AH5に =COUNTIF(A5:AF5,”休み”) と入力すると、スタッフの休日数がAH5に表示されます。セルの右下に表示される四角にマウスポインタを合わせ、AH20までドラッグすれば、全スタッフのそれぞれの休日の日数が出せます。

関数を使って全スタッフのそれぞれの休日の日数を出す方法

B22に =COUNTIF(B5:B20,”早”) と入力すると、1日の早番の人数が表示され、
B23に =COUNTIF(B5:B20,”遅”) と入力すると、1日の遅番の人数が表示されます。
B22、B23ともに、AF列までドラッグすると、日付ごとの早番・遅番の人数が出せます。

関数を使って各営業日の早番と遅番の人数を確認する方法

条件付き書式で土日や祝日を色分け

土日や祝日など、平日よりも稼働するスタッフが多い日を見やすくするのに、セルの色分けが有効です。
まず、色分けをしたい範囲 B3:AF20 を選択します。次に、エクセルのホームにある「条件付き書式」から「新しいルール」をクリックします。

「条件付き書式」から「新しいルール」をクリック

条件付き書式ルールの管理ダイアログボックスが出てきたら、ルールを作成します。「指定の値を含むセルだけを書式設定」をクリックし、ルールの内容を編集します。土曜日のセルを水色にするために、「セルの値」「次の値に等しい」を選び、「土」と入力します。

新しい書式ルールの設定画面

書式設定の「塗りつぶし」からセルの背景色の水色を選択します。

書式設定の「塗りつぶし」からセルの背景色を選択

日曜・祝日をピンクで塗りつぶすには、同様に「セルの値」「次の値に等しい」を選び、「日」と入力し、書式設定を編集します。

エクセルのシフト表は手軽にカスタマイズできる

今回作ったような関数を利用したExcelのシフト表は、一度作ってしまえば、シートをコピーして長く使うことができます。関数や書式設定は引き継がれるので、A1・C1の年月を書き換えて、祝日を追記すればOK。

紹介した以外の関数や書式設定を使って、カスタマイズすることができ、自分のオリジナルのシフト表を作れます!

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