新型コロナウイルスの影響で、急務な課題となったテレワーク。まだテレワークを導入していない企業の経営者にとっては、何が必要なのか気になるところでしょう。

特に、小さなオフィスで、ほとんどの従業員がPCを持っている環境の場合、できるだけ投資を少なくして、効率的にテレワークを実施したいところですよね。そこで今回は、小さなオフィスでテレワークをするうえで最低限必要なものを具体的にご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

メンバーとコミュニケーションをとる「ビジネスチャット」

テレワークでは、メンバーとすぐにコミュニケーションが取れるビジネスチャット・ツールの導入が必須です。

メールの場合、手軽かつ即時的にコミュニケーションを取ることは難しいですが、チャットツールを活用すれば、LINEなどのコミュニケーションアプリのような感覚でやり取りすることができます。また、複数のメンバーと同時にチャットができるので、効率よく情報共有できる点も非常に便利です。

ビジネスチャットの中には、相手がオンライン(チャットを利用中)かどうかわかるものもありますので、サービスごとの機能などをよく調べてから自社にあったツールを導入することをオススメします。最近では、「Chatwork」や「Slack」などを導入している企業が多いようです。

▼参考記事▼
テレワークで使うビジネスチャットってどれがいい?おすすめビジネスチャット4選

スムーズにデータをやりとりできる「ファイル共有サービス」

テレワークを行うためには、業務に必要なファイルを共有したり、編集するツールの導入も必要になってきます。大きな企業であればNAS(クラウド上にあるハードディスクのようなサービス)を利用するケースもありますが、「Google Drive」や「Dropbox」といったファイル共有サービスであれば、安価かつすぐに導入できるのでおすすめです。

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クラウドストレージを小規模な店舗経営で生かすには

しっかり顔を合わせる「Web会議システム」

先ほど説明したチャットツールでも、メンバー間でコミュニケーションを取ることはできます。しかし、細かいニュアンスを伝えたい場合には、やはり「直接話をしたい!」という方も多いことでしょう。そこで、必要になるのが「Web会議システム」です。

「Zoom」や「Skype」、「Google Meet」といったWeb会議システムを使えば、まるで実際に会議を開催しているような感覚でコミュニケーションを取ることが可能です。

▼参考記事▼
テレワークで使えるWeb会議システム4選

遠隔でも安全に社内システムを利用できる「VPN」

テレワークを実施するうえで、問題になるのがネットワーク・セキュリティです。テレワークでは、主に家庭のWi-Fiなどを使ってインターネットに接続するケースが多くなります。そのため、セキュリティ対策が十分でないWi-Fiでインターネットに接続すると、会社の機密情報が覗き見され、情報漏えいのリスクが高くなってしまうのです。そのため、テレワークを実施するためには、VPNの導入も必要になります。

「VPN」とは英語に「Virtual Private Network」の略語で、インターネット上に仮想の専用線を設定することで、特定メンバーだけがアクセス可能なネットワーク環境を作れる仕組みです。VPNを利用すれば、通信を暗号化できるためセキュリティの強化にもつながり、社内LANと接続することで外部から社内システムの利用も可能になります。

なお、VPNのサービスとしては、「NordVPN」、「Surfshark」、「ExpressVPN」、「Verona」などが挙げられます。

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運用ルールを決めることも大切

今回は、小さなオフィスでテレワークをするうえで最低限必要なものを紹介しました。どれも比較的手軽に導入できるので、テレワークをこれから始めるという方はぜひ参考にしてみてください。

テレワークの導入で利用できる補助金もありますので、そちらもぜひご活用ください。

▼参考記事▼
テレワークとは?導入前に必要な準備や活用できる補助金を紹介

テレワークを実施するためには、ツールの準備だけでなく、運用ルールをしっかり決めておくことも重要です。たとえば、できるだけメンバー間のワークタイムを同じにしたり、チャットとメールの使い分け方を決めたりするのです。また、実際に運用を始めてみて上がってきた課題に対して、迅速に対策を講じる必要もあるでしょう。

すでにテレワークを導入済みの企業の事例なども参考にして、適正にテレワークを運用できる体勢を構築してみてください。