新しい生活様式により、すっかりおなじみになったWeb会議。ZoomやGoogle Meet、MicrosoftのTeamsなどのツールを使って打ち合わせをするのも当たり前になってきました。基本的に「会議や打ち合わせはWebで実施」という会社も多くなっていますね。

とはいえ、なぜかうまくログインできなかったり、マイクがオンにならなかったり…トラブルにあうことも多いです。

開催する側にしてみても「自分が喋ってばかり」「相手のリアクションがわからない……」など、リアルな会議に比べて、スムーズに運営できず苦手に感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Web会議に苦手意識がある方に向けて、上手に運営するためのコツを具体的に紹介していきます。

Web会議を上手に運営する7つのコツ

まずは、事前準備の段階で取り入れておきたいコツを3つ紹介します。

コツ①不慣れな人向けに予行演習を行う

参加するメンバーの中に「パソコンが苦手」「Web会議をやったことがない」という方がいたら、事前にWeb会議の利用訓練をしてあげましょう。

Web会議に慣れておらず、かつパソコンが苦手な人は、会議へログインや、マイクやスピーカーの設定で失敗してしまいがちです。操作などに不安があれば、会議の前に別途Web会議をセッティングし、会議へのログイン方法や、マイクに向かって声が出せるか、ビデオをオンにできるか、などを確認しておきましょう。

会議の1時間前にリハーサルの形集まってもらい、そこで事前確認をしておけば、本番でお互い慌てずに済みますよ。

コツ②事前にルールを決めて参加者で共有

2つ目のコツは、参加ルールを決めて事前に参加者で共有することです。特にマイクとビデオの設定については最低限決めるようにしましょう。

例えば

  • 参加者は全員ビデオをオンにする
  • マイクは基本的にミュート、話すときだけオンにする

などです。

この辺が曖昧だと、顔を出すべきなのか、いつ話をするべきなのか、参加者も迷います。特にマイクを全員がオンにしていると、生活音やキーボードを叩く音が流れ込み、肝心の喋っている人の声が聞こえない、ということにもなりがちです。

他にもログインするときにはニックネームではなく「部署名+名前」で入室するようにするなど、参加者が迷わないようにルールを決めておきましょう。

コツ③参加者は多くても5人程度に抑えておく

また、参加者はできるだけ少なくするのも大事なコツです。参加者は最大でも5人程度にしておくのがおすすめです。

リアルな会議と違って、発言は基本1人のみとなります。隣の人同士でちょっとした会話というものができません。人数が5人以上になってくると「発言を聴いているだけ」の時間が長くなってきます。かといって、全員に喋ってもらおうとすると、それだけで長い会議になるのは確実です。

事前に調整が可能なら、参加者の人数はできるだけコンパクトにすることをおすすめします。

以上、事前準備でぜひ心がけておきたいコツの紹介でした。次は会議運営におけるコツを紹介していきます。

コツ④進行役を決めておく

会議を始める際には必ず進行役を決めておきましょう。リアルな会議であれば、なんとなくその場の雰囲気で会議を始められますが、Web会議ではそうはいきません。

Web会議だと発言が遠慮がちになります。発言を譲り合ってしまって沈黙の時間が流れしまうこともしばしばです。主体的な場の仕切り役が必要です。沈黙の間ができたら、すかさず発言をして会議を進める役を作るようにしておきましょう。

コツ⑤全員に意見を確認するようにする

それでも沈黙の時間が流れてしまいそうになったら、全員に意見を確認するようにしましょう。

例えばAさんが発言したあとに沈黙が流れたら、すかさず進行役が「Bさん、今の意見に対してどう思いますか?」などしていけば、活発な会議になるでしょう。

また、Web会議では特に会議慣れしている人ばかりが発言しがちになります。おのずと参加者も聴いているだけになって集中力も途切れてしまいます。集中力を維持するためにも、あえて時々質問してみるのが大事です。リアル会議ではないからこそ、参加者全員へのケアは余計に大切なのです。

以上、会議の中で大事にしたいコツの紹介でした。最後にWeb会議ツールについてのコツを2つ紹介していきます。

コツ⑥パソコン・スマホ・タブレット内蔵マイクとスピーカーは使わない

Web会議では、パソコンに内蔵されているマイクとスピーカーは使わないようにしましょう。

音声をクリアに聞かせるには、マイクを口に近づけるのがコツ。これがパソコンだと数十センチ離れるのでどうしても雑音が入ってしまいます。相手の声もパソコンのスピーカーから出してしまうと、聞きづらくなってしまいます。

内蔵のものは使わず、イヤホンかヘッドセットの使用をおすすめします。

コツ⑦Web会議アプリと見せたいファイルだけ起動する

Web会議をするときは、パソコンで起動するのはWeb会議アプリと見せたい資料だけにしておきましょう。

Web会議にはそれなりの通信量が発生します。また、カメラを起動したり、資料を画面共有したりするとパソコンのリソース(CPUやメモリ)もそれなりに消費します。ブラウザを大量に開いていたり、別のアプリで作業をしていると、Web会議アプリが落ちてしまったり、音声が途切れる原因になります。

会議に安定して参加するためにも、会議をするときは無駄なアプリは起動しないようにしましょう。

入念な事前準備が成功のコツ

Web会議を上手に運営するのは、リアルな会議以上に「参加者へのケア」が特に大事になります。特に今回紹介したコツは特別なIT知識も要らず、すぐに実践できるものばかりです。Web会議を運営する際には、ぜひ参考にしてみてください。