コロナウイルスの影響で、突然テレワークが始まった会社も多いのではないでしょうか。
いざ自宅での業務に切り替わると、今までと異なる対応を求められて困ることも多々あります。その中でも、対面で行っていた会議はどうしたらいいのか悩みますよね。
テレワークの普及でさらに広がるオンライン会議システム
テレワークの広がりとともに普及しているのが、オンライン会議システムです。オンライン会議システムには、テレビ会議とWeb会議の2種類があります。
テレビ会議とは、カメラやマイクなどの専用機器とインターネット回線を使って行う会議システムです。つまり、テレビ会議システムを導入するには、専用機材を用意し、それを会議の参加者全員に配布する必要があります。そのため、手配や設置などで実際に使えるようになるまでに時間がかかります。
一方で、Web会議は会議の参加者が持っているパソコンやスマホ・タブレットを使って行う会議システムです。テレビ会議システムと比べると、簡単に導入でき、無料で使えるものもたくさんあります。
おすすめWeb会議システム4選
パソコンならサインアップやダウンロード不要で使えるSkype
Skypeは、パソコンで利用する場合、アカウントの作成や専用のアプリをインストールしなくても使える無料のWeb会議システムです。
ビデオ通話と音声通話が可能で、会議中に自分のパソコンの画面を共有することもでき、資料の共有も簡単にできます。また、Skypeのビデオ会議で作成したリンクに有効期限はありません。一度リンクを取得すれば何度でも使用でき、会議ごとにリンクを作成しなくてよいというのも、便利な点です。
最大50人とのビデオ会議を無料で利用でき、通話を記録しておくこともできます。通話の記録は最大30日間保管され、後で見直すことも可能です。
使い方はSkypeの専用ページから、会議専用のリンクを作成します。作成した会議専用のリンクにアクセスするだけで、ビデオ会議を開催・参加できます。PC・スマホのどちらからもアクセスできます。
パソコンにSkypeアプリをインストールしていない場合は、ブラウザからリンクにアクセスしましょう（2020年5月時点では Microsoft Edge と Google Chrome のみサポート）。Skype Web クライアントが開き、会議に参加できます。
すでにSkypeアプリをインストールしている場合は、会議専用のリンクをクリックすると、Skypeが立ち上がります。自身のアカウントにログインして会議に参加します。自身のアカウントを利用したくない場合は、ビジターとして参加することもできます。
※スマホやタブレットでの利用の場合は、アプリのダウンロードやサインアップが必要です。
Microsoft Officeとの連携が強みのMicrosoft Teams
Microsoft Teamsは、ビデオ会議だけでなく、ファイルストレージやMicrosoftの様々なアプリ、Office365とも連携できます。すでにOutlook、WordやExcel、PowerPointを利用している方には、導入しやすいツールです。
料金プランは、無料を含めた4種類が用意されています。
会議を開催するには、自身のOutlookやHotmail、Skypeのアカウントからログインします。ビデオ会議は、Microsoft Teamsの専用のアプリをインストールして使用します。パソコンの場合、ブラウザでも利用できますが、アプリがあれば、パソコン・スマホのどちらからもアクセスできます。
アプリ内でチームを作り、会議に参加する人を招待して会議を開催します。ビデオ通話に加えて音声通話も可能です。自身の画面を共有することができるため、簡単に資料の共有ができます。
Web会議システムの定番になりつつあるZOOMミーティング
ZOOMミーティングは、アプリをインストールしなくても使えるWeb会議システムです。アカウントの作成は、会議の主催者のみ必要となります。
※スマホやタブレットの場合、アプリのインストールが必要です。
料金プランは4つあり、パーソナルミーティングプランは無料です。
会議の主催者がログイン後、専用ページで会議専用のリンクを作成します。参加者は主催者から共有されたリンクにアクセスするだけで、会議に参加できます。PC・スマホのどちらからもアクセスでき、ビデオ通話に加えて、音声通話も可能です。
会議の作成数に制限はないので、いくつでも会議を開催できます。会議は最大で100人まで参加できますが、無料プランの場合、グループ会議は利用時間が40分までと制限されています。1対1の会議では、利用時間の制限はありません。
会議中に、自身の画面を共有することができます。また、ZOOMミーティング独自の機能「ブレイクアウトルーム」を利用して、主催者は会議を分けたり参加者を移動させたりすることができます。
GSuiteなどGoogleサービスと連携するGoogle Meet
Google Meetは、Googleが提供するWeb会議システムです。
ビデオ会議だけでなく、G Suite（Googleが提供しているGmailやオンラインストレージ、カレンダーやドキュメントなど様々なアプリを包括したウェブサービス）と連携しており、普段からGmail、Googleカレンダーやドキュメントなどのサービスを利用している方には、導入しやすいツールです。
料金プランは無料と有料の3種類があります。
会議を開催するには、Googleのアカウントが必要になります。ログインした後、Googleカレンダーから会議を登録します。
ビデオ会議の参加者は、主催者からゲストとして招待されます。主催者から送られたミーティングコードを入力するか、「ミーティングに参加」から会議に参加することができます。
資料の共有だけでなく、自身の画面共有も可能です。お手持ちのPC・スマホのどちらからもアクセスでき、スマホの場合はアプリをインストールします。ビデオ通話に加えて、音声通話も可能です。
Web会議システムを使って会議を円滑に！
従来、顔を合わせて行うのが当たり前だった会議も、テレワークの普及と共にビデオ通話による会議が増えてきています。Web会議システムはPC・スマホとインターネット回線があれば、簡単に導入することが可能です。無料で使えるサービスも多く、既存のソフトウェアやウェブサービスとの連携もできます。それぞれの特徴を理解し、利用方法にあったツールを選びましょう。
※掲載内容は2020年5月19日時点
