Webサイトの運用はこまめに行う必要があります。しかし企業のなかには、担当のエンジニアが休んでいる間は更新できなかったり、担当者が退職してしまって運用自体ができなくなったりと、困った状況に陥っているところも少なくありません。

その原因は、運用の「属人化」にあります。そんなときに役立つのが、今回ご紹介するCMS。属人化の背景と原因からCMSが果たす役割、属人化の解消方法まで解説します。

属人化の背景と原因

そもそも、なぜWebサイトの運用は属人化してしまっているのでしょうか。実は少し前までWebサイトの運用は、HTMLやCSS、JavaScriptなどの専門知識を持つエンジニアでなければできませんでした。ただ企業によっては、多数のエンジニアを雇う資金的な余裕がないケースもあります。そのため、運用担当は1~2名という状況も珍しくありませんでした。

マニュアル化する余裕がなかった

一般的に少人数で進めている仕事の場合、担当者自身がマニュアルを作るところまで手が回らない、というのが現状です。通常の業務以外の作業は、時間的にも気持ち的にも余裕がなければ、なかなか積極的に取り組もうとは思いません。会社からの指示があれば別ですが、「とりあえず現状で大きな問題がなければそのまま」となる現場は多いものです。

問題はあったが致命的ではなかった

しかしその状態では、担当者が休んだり、出張で社内にいなかったりすると、Webサイトを管理できる人がいなくなります。したがって、更新したいときに更新できないという状況が起きやすいでしょう。

ただ、よほど緊急事態でなければ、これは大きな問題になりません。実際、属人化している業務ばかりでも、なんとか現場が回っているというところは多いでしょう。そのため、属人化という問題点は認識しているものの「すぐに対応しなければならないほどではない」と、ほとんどは放置されているのが現状です。

属人化を解消するCMSとは?

しかし近年、そんな属人化問題を解決する手段が登場してきました。それがCMSです。

CMSとは「Contents Management System(コンテンツ管理システム)」と呼ばれるもので、以下のようなメリットがあります。

Webサイト運用の専門家が不要になる

これまでWebサイトの制作や運用の担当者は、HTMLのようなマークアップ言語やJavaScriptなどのプログラミング言語の知識が必要でした。しかしCMSなら、使い方を覚えれば誰でも簡単に操作できるようになります。そのため、専門家が担当になる必要がなくなるのです。

また、インターネット環境があればどこからでも更新できるという特徴もあります。外出中や出張中はもちろん、在宅でも更新できるというわけです。

CMSによる属人化の解消方法

それでは、そんなCMSを使ってどのように属人化を解消するのかをご紹介しましょう。

複数名で管理・運用する

CMSを使えば、専門知識を持たない既存の社員でもWebサイトの管理・運用ができるようになります。ただ、だからといって1~2名の社員で運用していれば、結局属人化したままになってしまいます。CMSは誰でも使えるからこそ、複数名の社員で担当しましょう。

マニュアルやガイドラインで統一

複数の担当者でCMSを使うのであれば、使い方やルールを統一する必要があります。

そこで必要になるのが「マニュアル」や「ガイドライン」です。この2つに沿って使い方や運用ルールを守れば、組織内・チーム内での適切なWebサイト管理が可能になります。

マニュアル作りは大変な作業ですが、一度作ってしまえば、急な担当者の入れ替わりがあっても慌てることはありません。なるべく早めに着手しておきましょう。

属人化の解消のためにはCMSの導入を

このように、CMSという「運用ツール」を導入すること、そしてマニュアルやガイドライン等の「運用ルール」を定めて適切に運用することで、Webサイト運用の属人化は解消することができます。

もちろんCMSのメリットはこれだけではありません。サイトの改善やSEO対策など、Webサイトの管理・運用に便利な機能を多数備えています。会社のWebサイト運用でお悩みの方は、ぜひCMSの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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