新型コロナウイルスの影響によりテレワークが普及し、打ち合わせやイベントなどもオンライン化が進んでいます。その中で特に活躍しているツールの1つが、「Zoom」です。
Zoomとは？
Zoomとは、パソコンやスマホ、タブレットを使って、オンラインでWeb会議やセミナーを実施できるアプリケーションサービスで、以下5種類のサービスを提供しています。※2021年8月現在・日本
- Zoom Meeting
- Zoom Phone
- Zoom Events & ウェビナー
- Zoom Rooms
- Zoom United
一般的にZoomというと、Zoom Meetingを指すことがほとんどです。Zoom Meetingは、リアルタイムに複数名での双方向コミュニケーションを実現するサービスで、Web会議やオンライン授業などで使われています。
プランは無料プランと有料プランがあります。
| プラン名 | 基本 | プロ | ビジネス | 企業 |
| 料金 | 無料 | 2,000/月 | 2,700円/月 | 2,700円/月 |
| ライセンス数 | 1 | 1~9 | 10~99 | 50以上 |
| 仕様 | ・100人まで参加可能 ・ミーティング時間は最大40分まで ※ただし、1対1のミーティングの場合、30時間まで |
・100人まで参加可能 ・ミーティングは時間無制限 ・Facebook LiveやYouTube Liveなどでストリーミング配信可能 など |
・300人まで参加可能 ・会社の認証情報を使ってログイン可能（SSO） ・会議室や会議招待メールに会社のブランディング要素を追加可能 など |
・500名まで参加可能 ・クラウドストレージ無制限 など |
Zoomの使い方
今回は、Zoom Meetingの使い方をご紹介します。
アカウントの登録とアプリのインストール
まず、Zoom Meetingの公式サイトでアカウントを作成しましょう。
メールアドレスを入力し、届いたメールに記載のURLから、名前やパスワードなどのアカウント情報を登録します。もしGoogleアカウントやFacebookアカウントを持っていれば、そのアカウントを使ってログインすることもできます。
「ミーティングを開催する」のではなく、「ミーティングに参加する」だけであれば、アカウントがなくても参加できます。
アカウントを作成したら、Zoomアプリをインストールしましょう。
Zoomはアプリをインストールしなくても使える？
実はPCの場合、アプリをインストールしなくてもブラウザで使うことができます。
ミーティングを開始もしくは参加する際に、「ブラウザから参加してください」のリンクをクリックすると、ブラウザ上でそのままZoomを利用できます。ただし、ブラウザの場合、一部の機能が利用できないため、注意が必要です。
タブレットやスマホの場合は、ミーティングの開催・参加ともにアプリのインストールが必要です。
ミーティングを開催する
では、ミーティングを設定してみましょう。
PC（ブラウザ）でミーティングを開催する場合
まず、PCのブラウザでZoom Meetingの公式サイトにアクセスし、ログインします。
右上のプロフィールアイコンをクリックしたら、左側のメニュー「ミーティング」＞「ミーティングをスケジューリング」ボタンの順にクリックして、会議名や開催日時などを登録します。
「待機室」とは、ミーティングIDやPW、ミーティングに参加できるURLでアクセスしても、ホストが許可したユーザでない限り、会議に参加できないようにする設定です。
大人数で誰でも気楽に参加できるオンライン懇親会などの場合は不要かもしれませんが、機密性の高い情報を取り扱う会議などの場合には設定することをオススメします。
作成したミーティングをクリックすると、登録内容の詳細が確認できます。この画面で、作成したミーティングをそのままGoogleカレンダーなどに登録することも可能です。
カレンダーに登録しておけば、社内だけでなく社外の人にもスケジュールを通知でき、会議時間を確保しておけるので便利です。
また、スケジュールの詳細には、自動でミーティング参加用URLやID／PWが入力されています。
チャットやメールなどで相手にミーティング情報を送る場合は、「招待状をコピー」をクリックして、コピーしたミーティング情報をメール本文に貼り付けましょう。
登録されたミーティング一覧は、このように表示されます。
スマホでミーティングを開催する場合
まず、Zoom Meetingアプリを起動し、ログインします。
※本操作は、iOSで実施しています。OSやバージョンによって操作画面や手順が異なる場合があります。
「スケジュール」をタップして、会議名や開催日時を設定します。
「カレンダー」を選択して、希望のカレンダーにスケジュール登録もできます。
※事前にiCalendarと連携しておく必要があります。
参加者にミーティング情報を共有する場合は、ミーティング詳細画面で「招待者の追加」ボタンをクリックします。招待者にメッセージを送信したり、ミーティング情報をコピーできるようになっています。
ミーティングに参加する
ミーティングへの参加方法は非常に簡単で、ホストから送られてきたミーティングURLをクリックするだけ。または、Zoomアプリを起動し、「参加」からミーティングIDとPWを入力すればOKです。
自分の名前は自由に設定できるようになっています。社外との打ち合わせの場合は、社名を入れるなど、わかりやすい名前を使用することをオススメします。
また、「待機室」が有効になっている会議の場合、ホストが許可するまでは会議室に入れませんので、そのまま待ちます。
ただし、ホストがZoomの操作に不慣れな場合、入室を許可することを忘れている場合もあります。ミーティングの開始時間を過ぎても許可されない場合は、別の手段等を使ってホストに連絡してみるとよいでしょう。
Zoomの主な機能
Zoom Meetingで会議中に使える主な機能をご紹介します。
参加者の見え方を変更する
参加者の見え方は、右上の「表示」から変更できます。
ただし、ホストによって見え方が固定されている会議の場合、参加者は変更できません。
パソコンの画面を共有する
「画面の共有」をクリックすると、自分の開いているファイルや画面、ホワイトボードなどを共有することができます。
画面の共有を停止するときは、画面上部に表示されている「共有を停止」ボタンをクリックしてください。
チャットを利用する
全員に共有したい情報やファイルなどをやり取りすることができます。「チャット」ボタンをクリックすると、チャットウィンドウが表示されます。
バーチャル背景を設定する
バーチャル背景は、自宅などの様子が映り込むのを防ぎたい時に活躍してくれる機能です。
まず、ホーム画面右上の「設定」（歯車マーク）をクリックします。「バーチャル背景」のなかから、好きな背景を選びましょう。自分で画像を追加すれば、自由に背景を設定できます。
iOSでバーチャル背景を設定する場合は、会議に参加中の画面で設定します。
「…」の詳細ボタンをタップし、「背景とフィルター」で背景を選択すればOK。
一度背景を設定すれば、次の会議以降も自動でその背景が適用されます。iOSでZoomを利用する際は、会議前に事前に設定しておきましょう。
また、2021年8月現在、Android OSではバーチャル背景の設定ができませんので、ご注意ください。
録画・録音する
ミーティングの内容を録画・録音したい場合は、「レコーディング」をクリックします。
録画・録音の「一時停止／停止」も可能です。録画したデータは、ミーティング終了後に抽出できます。録画はPCかつアプリを使用しているユーザのみ利用可能です。
また、最初から録画できるのはホストだけです。参加者が録画をする場合は、ホスト側で一人ひとり許可をする必要があります。参加者の一覧からゲストの名前をマウスオーバーしたときに表示される「詳細」ボタンをクリックし、プルダウンから「ローカルファイルの記録を許可」をクリックしましょう。
Zoom利用にあたっての注意点
Zoomの利用にあたり、いくつか注意点があります。
会議中の注意点
複数人で会議を行う際には、発言しない間はマイクをオフにしておきましょう。
キーボードのタイピング音や周囲の雑音が入り込まないようにすることで、参加者が会議に集中できます。
また、資料や画面を共有し終わったら、「共有を停止」ボタンを速やかにクリックしましょう。
他の参加者がスムーズに画面共有できるようにするためです。また、画面を共有していることを忘れて、会議とは関係のない画面を開いて参加者に見せてしまうことを避けるためです。
そして、TPOにあった氏名で会議に参加しましょう。特に、社外の方との打ち合わせの場合は、社名を入れるなど、わかりやすい名前を使用することをオススメします。
セキュリティ面での注意点
Zoomでは、ミーティングのIDとPW、もしくはミーティングURLさえわかれば、誰でも参加することができてしまいます。
そのため、以下の点に注意・工夫をしてミーティングを実施することをオススメします。
1. ID、パスワードまたはミーティングURLの管理を徹底する
IDやパスワード等の情報は、会議に参加する人にのみメールで送り、Web上では公開しないようにしましょう。
2. 待機室を有効にする
待機室は、先ほどもご紹介した通り、会議のホストが許可をしないと会議に参加できない機能です。待機室を有効にしている場合は、ホストは忘れずに待機室で待つ参加者の入室を「許可」してください。
3. 参加者全員が揃ったらミーティングをロックする
ミーティングのロックは、それ以降誰もミーティングに参加できないようにする機能です。「セキュリティ」ボタンから「ミーティングをロックする」をクリックすればOKです。
4. アプリは常に最新バージョンを使用する
Zoomに限ったことではありませんが、アプリは常に最新バージョンを使用するようにしましょう。最新バージョンは、以下で確認できます。
よくあるトラブルの対処方法
Zoomでよくあるトラブルについて、ポイントをおさえておきましょう。
相手の音声が聞こえない
通話相手の音声が聞こえない場合は、まず相手のマイクがミュートになっていないことを確認しましょう。
次に、自分のパソコンのスピーカーがオフになっていないか確認します。
「オーディオに参加」をクリックして、「コンピュータでオーディオに参加」をクリックしてください。
これで相手の音声が聴こえなければ、一度ミーティングルームから退出してオーディオ設定を確認してください。
ホーム画面から「設定」（歯車マーク）をクリックして、「オーディオ」を選びます。
スピーカーの音量が正しく設定されているか確認しましょう。確認できたら、再度ミーティングに参加して音声を確認してください。
これでも同じ症状が続く場合、「パソコンを一度再起動する」「Zoomの最新バージョンをダウンロードする」といった対策を行いましょう。
映像が映らない／カクカクする
そもそも自分の映像が映らない場合は、ミーティングルームで「ビデオの開始」をクリックして、オンにしてください。
それでも映像の映らない場合は、公式サイトでWindowsやMacなどOSごとに手順を掲載しているため、下記をご参照ください。
また、映像は映っていてもカクカクする場合には、主に「Zoom側のシステム障害」や「Zoomの推奨環境に適していない」、「ネット回線が不安定」などの原因が考えられます。もし、Zoom側のシステム障害なら、対処する手段はなく改善を待つしかありません。
Zoomの推奨環境に適しているか否かは、公式サイトのシステム要件をご確認ください。
「ネット回線が不安定」のようなら、次の対策を施してみましょう。
- ミーティングに関係のないブラウザを閉じる
- ミーティングに関係のないアプリケーションを閉じる
- バーチャル背景をオフにする
- 地下などネット回線の届きにくい場所を避ける
- Wi-Fiなどの無線接続ではなく、有線接続にしてみる
快適なオンラインミーティングには光回線と使いやすいヘッドセットがおすすめ
Zoomは操作性がシンプルで使いやすいです。プライベートにも使える便利なオンラインミーティングツールなので、まだ使ったことがない方は、ぜひ一度試してみてください。会議がより円滑に進むよう、ぜひ今回ご紹介した使い方や注意点を参考にしてみてくださいね。
より快適なオンラインミーティングの実施には、光回線がおすすめです。自宅で仕事をする機会も増えている今、ネット回線の見直しをしてみてもよいかもしれません。
また、「ミーティング中の音声が聞き取りづらい」「外出先でもミーティングがありヘッドセットを使用する」という方は、今使っているヘッドセットの見直しもおすすめです。ヘッドセットは使い方に合わせて、有線・無線・形状など様々なものがあり、それぞれメリットが異なります。
インターネットやツールを見直して、業務効率を上げていきましょう。
