リモートでのオンラインミーティングの機会が増えています。そこで活用できるツールの一つが「Zoom」です。
Zoomは、アメリカに本社を置く企業が開発したオンラインミーティングツールです。無料プランでは、同時に100名まで通話に参加できます。有料プランなら最大1,000名まで通話に参加できるため、カンファレンスや企業説明会にも適しています。
今回は、Zoomの使い方や便利な機能、トラブル対策について解説します。
Zoomのアカウント登録方法
Zoomは、パソコンとスマホ（iOS／Android）に対応しています。今回は、パソコンでの使い方をご紹介します。
※ご利用のOSやアプリケーションのバージョンによって操作画面が異なる可能性があります。
Zoomを利用するには、まず公式サイトでアカウントを作成します。メールアドレスを入力し、届いたメールに記載のURLから、名前やパスワードなどのアカウント情報を登録します。
もしGoogleアカウントやFacebookアカウントを持っていれば、そのアカウントを使ってログインすることもできます。
音声やビデオの動作をチェックできる「テストミーティング」を開始すると、Zoomアプリケーションのダウンロードを求められます。事前にアプリをダウンロードしておくとスムーズでしょう。
ちなみに、ミーティングに参加するだけのゲストの場合は、アカウント登録は不要で、Zoomアプリだけをダウンロードしても構いません。また、Zoomアプリをダウンロードせず、ブラウザからの参加も可能です。
ただし、自らホストとなってミーティングを開催する場合は、アカウントの登録・アプリのダウンロードが必須です。
ミーティングの開催方法
まず、自分でミーティングを開催する方法をご紹介します。
Zoomにログインした画面に表示されている、「新規ミーティング」をクリック。
実際にミーティングが始まる前に、「音声のみ通話」と「ビデオ通話」から選べます。
ミーティングを開始すると、画面が切り替わります。参加者の一覧にある「招待」をクリックして、他の参加者を誘いましょう。
連絡先やメールアドレス、URLでの招待が可能です。
連絡先は、事前にユーザーを登録しておくことができる機能です。オンラインミーティングの頻度が高い人がいれば、登録しておきましょう。
相手のメールアドレスを入力すると承認依頼の連絡がZoom上で飛ぶので、相手がZoomのチャット「システム通知」から承認すれば、連絡先に登録されます。
ミーティングに参加する方法
自分がミーティングに招待された場合は、主催者から通知されたIDや会議室名、URLを使って参加します。
IDや会議室名の場合は、自分でアプリを起動してから入力して参加することになりますが、URLの場合は、URLをクリックすると自動でアプリが立ち上がって参加できます。
IDや会議室名で参加するなら、アプリを起動してホーム画面の「参加」をクリックします。
通知された会議IDもしくは会議室名と、ミーティング内での自分の表示名を入力してから「参加」をクリックします。
この時にオーディオやビデオのオン・オフを決めてから参加できます。
Zoomで使える主な機能
Zoomで使える機能をいくつかご紹介します。
スケジューリングして会議を開催する
あらかじめ会議の日程が決まっている場合などに、事前にミーティングの開催を予約できます。
ホーム画面の「スケジュール」をクリックしましょう。
すると、ミーティングの詳細を設定できる画面が出ますので、トピック（会議室名）や開始時刻を設定しましょう。Googleカレンダーや他のカレンダーにスケジュールとして登録もできます。
パソコンの画面を共有する
ミーティング中に必要な資料を、自分のパソコンで開き、それを画面共有できます。
画面下部の「画面を共有」をクリックしましょう。
共有する画面を選びます。「ベーシック」では画面全体を映します。立ち上げているアプリケーションのうち、どれを画面共有するか、選択しましょう。「詳細」を選ぶと画面の一部だけを映すこともできます。
音声付きの動画などを再生する場合は、「コンピューターの音声を共有」「全画面ビデオクリップ用に最適化」にチェックマークを入れましょう。
バーチャル背景を設定する
バーチャル背景は自宅やカフェなどを映さずにビデオ通話をしたい場合におすすめの機能です。
まず、ホーム画面右上の「設定」（歯車マーク）をクリックします。「バーチャル背景」のなかから、好きな背景を選びましょう。自分で画像を追加すれば、自由に背景を設定できます。
PCのバージョンによっては、設定できない場合もあります。使用条件については下記をご参照ください。
録画・録音する
ミーティングの内容を録画・録音したい場合は、「レコーディング」をクリックします。
録画・録音の「一時停止／停止」も可能です。
録画したデータは、ミーティング終了後に抽出できます。
また、最初から録画できるのはホストだけです。ゲストが録画をする場合は、ホスト側で一人ひとり許可をする必要があります。参加者の一覧からゲストの名前をマウスオーバーしたときに表示される「詳細」ボタンをクリックし、プルダウンから「レコーディングの許可」をクリックしましょう。
よくあるトラブルの対処方法
よくあるトラブルについていくつか説明します。
相手の音声が聞こえない
通話している相手の音声が聞こえない場合は、相手のマイクがミュートになっていないことを確認したうえで、次の操作を行ってみてください。
まず、自分のパソコン自体のスピーカーがオフになっていないか確認します。
次に、「オーディオに参加」をクリックして、「コンピュータでオーディオに参加」をクリックしてください。
これで相手の音声が聴こえなければ、一度ミーティングルームから退出してオーディオ設定を確認してください。
ホーム画面から「設定」（歯車マーク）をクリックして、「オーディオ」を選びます。
スピーカーの音量が正しく設定されているか確認しましょう。確認できたら、再度ミーティングに参加して音声を確認してください。
これでも同じ症状が続く場合、「パソコンを一度再起動する」「Zoomの最新バージョンをダウンロードする」といった対策を行いましょう。
映像が映らない／カクカクする
そもそも自分の映像が映らない場合は、ミーティングルームで「ビデオの開始」をクリックして、オンにしてください。
それでも映像の映らない場合は、公式サイトでWindowsやMacなどOSごとに手順を掲載しているため、下記をご参照ください。
また、映像は映っていてもカクカクする場合には、主に「Zoom側のシステム障害」や「Zoomの推奨環境に適していない」、「ネット回線が不安定」などの原因が考えられます。もし、Zoom側のシステム障害なら、対処する手段はなく改善を待つしかありません。
Zoomの推奨環境に適しているか否かは、公式サイトのシステム要件をご確認ください。
「ネット回線が不安定」のようなら、次の対策を施してみましょう。
- ミーティングに関係のないブラウザを閉じる
- ミーティングに関係のないアプリケーションを閉じる
- バーチャル背景をオフにする
- 地下などネット回線の届きにくい場所を避ける
- Wi-Fiなどの無線接続ではなく、有線接続にしてみる
セキュリティが不安
一部メディアや企業でZoomのセキュリティに対するリスクが取りざたされています。セキュリティを強化するために、次の対策を講じておきましょう。
パスワードを設定する
「スケジュール」開催で、必ず「パスワード」を指定しましょう。
常に最新バージョンを利用する
Zoomはその脆弱性（情報セキュリティの欠陥）を指摘されてから、対策を講じています。Zoomの公開する最新バージョンに常に更新しておきましょう。
快適なオンラインミーティングには光回線と使いやすいヘッドセットがおすすめ
Zoomは操作性がシンプルで使いやすいです。プライベートにも使える便利なオンラインミーティングツールなので、まだ使ったことがない方は、ぜひ一度試してみてください。
より快適なオンラインミーティングの実施には、光回線がおすすめです。自宅で仕事をする機会も増えている今、ネット回線の見直しをしてみてもよいかもしれません。
また、「ミーティング中の音声が聞き取りづらい」「外出先でもミーティングがありヘッドセットを使用する」という方は、今使っているヘッドセットの見直しもおすすめです。ヘッドセットは使い方に合わせて、有線・無線・形状など様々なものがあり、それぞれメリットが異なります。
インターネットやツールを見直して、業務効率を上げていきましょう。
