企業を新たに設立する際、必要となるのが「定款(ていかん)」です。
定款の存在を知ってはいるものの、「どういった役割を持つのか」「何のために必要なのか」といった認識があいまいになっている人もいるでしょう。

今回は、定款の役割や目的、作成のポイントから登記方法まで解説します。

定款(ていかん)って何?

定款とは、会社や各種法人において組織をまとめ、活動するための「ルール」「規則」のことです。会社設立時には必ず作成するよう会社法で定められており、「公証役場」や「法務局」からチェックされます。
※公証役場とは、公正証書を作成する全国にある役所のこと。

定款の作成には、ルールや規則を決める以外に「会社の金銭トラブルを防ぐ」という側面もあります。
会社運営においては、株主・取引先との間、あるいは会社内部において金銭トラブルが発生する可能性があります。定款を定めていないと「金銭トラブル時の責任者は誰か」「誰がいくら出資するのか」といったお金に関するルールがあいまいになってしまいます。

定款は、紙または電子で作成できます。全国の公証役場で「公証人」による認証を受けて初めて、法律的な効果を持つようになります。
※ただし、合名会社・合資会社・合同会社は、公証人の認証が不要。

定款を作るときのポイント

定款で定めるルールを作成者が自由に書いてしまうと、第三者が読んで理解しにくかったり、的外れなことを書いてしまうかもしれません。

そういった事態を防ぐためにも、定款に載せるルールは会社法によって定められています。
ここでは、定款作成の基本的なポイント・注意点について解説します。

定款にはどんなことを書く?

定款では、ざっくり言うと「どんな事業を行うのか」「会社名はどうするか」「誰を責任者にするか」といったことを記載します。

定款に書く項目は、3種類あります。

①必ず記載しなければならない(絶対的記載事項)
②該当すれば記載する(相対的記載事項)
③記載しなくてもいい(任意的記載事項)

具体的には、次の事項が含まれます。

区分 記載事項
①必ず記載しなければならない
(絶対的記載事項)
・目的
・商号
・本店の所在地
・設立に際して出資される財産の価額又はその最低額
・発起人の氏名又は名称及び住所
②該当すれば記載する
(相対的記載事項)
・株式の譲渡制限
・株券発行の規則
・現物出資の内容
・発起人の報酬・特別利益
・設立費用の内容
・取締役会の設置
など
③記載しなくてもいい
(任意的記載事項)
・役員の人数
・事業年度
・基準日
など

「絶対的記載事項」は、必ず定款に記載しなければなりません。

「相対的記載事項」は、会社内のルールを決めた場合に記載する項目です。決めなければ記載しなくてもいいですが、記載しなければ効力がありません。

「任意的記載事項」は、「ルールを決める・決めない」を選べるだけでなく、「定款に載せる・載せない」を選ぶことができます。決めたルールを定款に載せなくとも問題ありません。

作成したらどこで登録する?

作成した定款は、「公証役場」と「法務局」の2ヵ所に提出しましょう。

まず、全国の公証役場で定款の認証を受けましょう。公証役場で公証人から認証を受けることにより、定款に法律的な効力が生じます。ただし、株式を発行しない会社については、認証が不要です。

公証人の認証が必要な会社 公証人の認証が不要な会社
・株式会社
・一般社団法人
・一般財団法人
・監査法人、税理士法人、行政書士法人などその他の法人
・合名会社
・合資会社
・合同会社

次に、認証を受けた定款を法務局に提出し、会社の「法人登記」を行います。
なお、法人登記には定款以外にも、「法人用の印鑑」や「資本金払込の証明書」などの書類も必要です。

紙定款と電子定款は何が違う?

定款には紙で手続きする「紙定款」のほかに、オンライン申請による「電子定款」もあります。
一番の違いは株式会社の設立時にかかる「印紙代」の有無です。電子定款を選ぶと、4万円の印紙代がかかりません。

「紙定款」の場合は、定款3通や印鑑証明書、印紙代など必要物をそろえ、管轄の公証役場で認証を受けます。事前に窓口の予約をしておきましょう。

「電子定款」の場合は、法務省のオンラインシステムから提出できます。
申請者情報を登録してから「申請用総合ソフト」をダウンロード・インストールし、ソフト上で管轄の公証役場へ定款を送信します。

ただし、すべてオンラインで完結するわけではなく、認証を受けた定款を公証役場まで受け取りに行くこと必要があります。受け取り時には、印刷した電子定款2通やUSBメモリ、印鑑証明書などの必要物を準備しておきましょう。

【項目別】定款の内容を変更する方法

定款に記載した「会社名」や「事業目的」、「資本金」などを変更する場合には、それぞれ手続きが異なります。ここでは、項目別の手続きについて解説します。

基本的に定款の変更は、「元の定款を書き直す(作り直す)」わけではなく「変更内容を記録に残す」ことで行われます。

会社名や事業目的など:法務局で登記

会社名の変更、会社や本店の住所変更、事業目的の変更、発行可能株式総数の変更、取締役会や監査役の設置・廃止などは、以下の手続きが必要です。

まず「株主総会」での「特別決議」を行います。
株主総会において出席株主からの賛成を得てから、変更内容を議事録に残しましょう。
そして、議事録を法務局に持ち込み、登記申請します。議事録は、変更前の定款と一緒に保管しておきましょう。

決算月など:定款の変更のみ

同じく株主総会を開いて変更内容を議事録に残しますが、会社で保管するだけで法務局に持ち込む必要はありません。
※決算月を変更する場合は、税務署への届け出が必要

役員や資本金など:法務局への登記のみ

株主総会を開き、変更内容を取り決めてから議事録を残します。議事録をもとに法務局に登記を行いましょう。ただし、定款の内容は変更しなくて構いません。

定款作成の相談は司法書士・税理士に!

このように定款の作成・変更には、時間や費用だけでなく、組織運営のための専門知識も必要となります。

作成時は、「司法書士」や「税理士」に相談するのがよいでしょう。
司法書士は、登記の専門家です。司法書士は他の専門家ができない「代理の登記手続き」を行えます。ただし、税務・会計の専門家ではありません。

その点、税理士は税務・会計の専門家であり、会社設立時に相談する人も多いでしょう。会社設立については税理士が対応しながら、登記については行政書士が間接的に関わってくるケースもあるようです。

必要に応じて専門家に相談しつつ、会社設立の準備を進めてはいかがでしょうか。

※掲載情報は、2021/6/8時点