個人事業主になると、節税のためにもぜひ行いたいのが、青色申告(確定申告)。

しかし、「帳簿をつけるのが難しそう」「決算書ってどうやって作るの?」など、ハードルの高さについ及び腰になっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで活用したいのが、会計ソフトです。青色申告に欠かせないのが、日々の経費や金銭の出入りを記録した帳簿。この記事では、まず、青色申告への第一歩として、会計ソフトを使った帳簿のつけ方を紹介します。

スマホでサクサク経費や金銭の出入りを記録できるのが、いまどきの会計ソフトです。精算をこまめに行えば、青色申告のときにレシートの山に埋もれることはありません!

スマホで経費精算をしてみよう!

会計ソフトはいろいろありますが、ここでは初心者でも使いやすいクラウド会計ソフト「freee」を使って、スマホで経費登録をします。

freeeには「ファイルボックス」という機能があります。このファイルボックス機能では、領収書や請求書、お店のレシートなどをスマホのカメラで撮影することで、記載内容を会計ソフトに登録できます。データをすべて手作業で入力する必要がないので、業務の効率化が可能です。一度画像データとして取り込んでしまえば、領収書やレシートを大量に保管しておく必要はなくなります。

会計ソフトのモバイルアプリ(iOS・Android)は下記のリンクからダウンロードできます。あらかじめダウンロードしておきましょう。iOS版、Android版ともに、操作方法はほとんど同じです。

会計ソフトfreeeで経費を登録する方法

それでは実際に、モバイルアプリで経費精算をしてみましょう。ここではAndroid版のモバイルアプリを使用しています。

やり方は簡単です。レシートや領収書をスマホのカメラで撮影して、取引内容のデータを入力します。

1.レシートを撮影しよう

モバイルアプリをダウンロードしたら、アプリを起動します。ホーム画面にある【レシートの撮影】を選択すると、スマホのカメラが自動で起動します。

2.撮影した画像(レシート)を登録

カメラで登録したいレシートや領収書を撮影します。OCR機能(画像から文字を読み取る機能)がありますので、文字がぼやけないように撮影しましょう。きれいに撮影しておけば、あとでデータを修正する必要がなくなります。

レシートを撮影する

3.自動で入力されたデータを分類しよう

【取引登録】を選択すると、取引内容を登録できる画面に移ります。撮影したその場で取引の登録を行えるので、経費の登録業務が溜まるのを防ぐことができます。

OCR機能で自動入力されたデータは、金額や日付の横に「推測」と表示されます。もしデータが間違っていたら修正しましょう。

カメラが自動でデータを読み取ってくれるが間違っている場合は修正

次に、レシートや領収書ごとに、決済口座や勘定科目などの詳細を入力しましょう。たとえば、出張で利用した新幹線の経費なら、勘定科目は「交通費」、取引先との食事なら「交際費」など、経費のデータを入力します。データの入力が完了したら、【登録する】を選択して終了です。

〈登録できる項目〉

  • 決済状況
  • 発生日
  • 決済口座
  • 勘定科目
  • 金額
  • 取引先
  • 品目
  • 部門
  • メモタグ
  • 備考

4.あとからまとめて情報登録もOK

書類を撮影したあとに【あとで登録】を選択した場合、画像データは会計ソフトのクラウドに自動でアップロードされます。とりあえず領収書の撮影だけしておけば、いつでも取引の登録を行うことができます。

取引内容の登録はパソコンのブラウザ上でも可能です。経費が発生したら、その都度レシートの撮影を行い、ある程度たまったらまとめてパソコン上で登録を行うのもいいでしょう。

スキャンアプリからも画像取り込みできる

会計ソフトのモバイルアプリだけではなく、他社が提供しているスキャンアプリからデータを取り込み、取引の登録を行うこともできます。スキャンアプリとは、スマホをスキャナとして使えるアプリです。書類や請求書など、紙の印刷物をスマホのカメラで撮影してデータファイルに変換する機能があります。

会計アプリを上手に活用して業務効率化を

スマホなら手軽に経費登録が行えるため、帳簿記入にかかる負担を軽減することができます。スマホでのデータ入力が習慣になれば、面倒に感じることはありません。青色申告への第一歩として、ぜひチャレンジしてみてください!