忙しくて手が離せないときに予約電話がかかってくると、どうしても出られないことがあります。もし出られたとしても、慌ててしまって記入ミスをしてしまうことも。

そんなことが続くと新規のお客様を逃すばかりか、普段利用していただいているお客様ですら離れていきかねません。

そこで便利なのが「予約管理システム」です。予約管理システムとは、ウェブ・メール・電話などの予約情報や顧客情報などを一元管理してくれるシステムです。

では、予約管理システムにはどんな機能があるのかご紹介します。

予約管理システムの機能

予約管理システムには様々な機能がありますが、導入するシステムを選ぶときに特に押さえておきたい、業務効率を図ってくれる機能をご紹介します。

配席管理機能

予約が入ると、店舗が設定したルールに基づいて自動的に配席してくれる機能です。空席管理ができ、効率よくお客様を案内することができます。

グルメサイト連携機能

さまざまなグルメサイトからの予約と連携して管理できれば、予約状況は一目瞭然。ダブルブッキングなどのミスを防ぐことができます。

電話連携機能

予約電話がかかってくると同時に、登録しているそのお客様の顧客情報がパソコンに表示させる機能です。予約登録や内容変更、キャンセルにもスピーディに対応できます。

多言語対応

外国人観光客にからの予約をスムーズに受けるためには、多言語対応は欠かせない機能です。予約フォームや返信メールがさまざまな言語に対応していれば、より多くのお客様を受け入れることができます。

無断キャンセル防止機能

近年問題になっている無断キャンセル。予約サイトから気軽に予約できるようになった半面、キャンセルの連絡もせずに来店しないお客様が増えています。そんなキャンセルにも対応できるこれらの機能があれば、急なキャンセルや無断キャンセルのトラブルも回避できます。

前受金(デポジット)

予約サイトから予約を受け付ける際に、前受金(デポジット)を預かる機能。これによって無断キャンセルを抑制するとともに、キャンセルした場合のキャンセル料を徴収することができます

事前決済

お客様が予約をする際、同時にクレジットカード決済も行ってしまう機能です。これにより、無断キャンセルやキャンセル料の取りこぼしを防ぐことができます。

与信型

予約する際にクレジットカード情報のみの入力を行うのが「与信型」です。無断キャンセルや直前キャンセルがあった場合、この情報を基にキャンセル料を請求することができます。

おすすめの予約管理システム4選

飲食業界では「食べログ」でも手軽に予約管理システムを導入することができますが、手数料が高いという点で、導入を躊躇する店舗もあります。そこで、もっと気軽に導入できる人気の予約管理システムを紹介しましょう。

TORETA(トレタ)

飲食店におすすめのシステムが「TORETA」。iPad専用アプリで操作が簡単。予約台帳、顧客台帳、集計・分析、Web予約の機能が備わっています。

グルメサイトとの連携も可能なので、予約を一元管理することができます。
※連携可能なグルメサイトはこちらから確認できます。

ebica(エビカ)

ebica」は飲食店向けのクラウド型の予約管理システム。カジュアルからフォーマルまで、さまざまなスタイルの店舗に利用でき、グルメサイトとの連携も可能です。

1店舗からの導入はもちろん、複数の店舗を抱える企業でも導入することができるので、より煩雑化する業務の効率化を図ることができます。

TableSolution(テーブルソリューション)

TableSolution」は、ネット予約だけでなく、電話予約でも直前キャンセルや無断キャンセルを抑制する「キャンセルプロテクション」を導入しています。

また多言語対応、グルメサイトとの連携も可能。電話自動応答システムも備えているので、電話に出られないときでも安心です。

Facebookページ

企業などがマーケティングを目的に情報発信する「Facebookページ」では、無料の予約ツールを設定することができます。

お客様の予約は、すべてGoogleカレンダーに自動で反映され、確認通知やリマインダーはメッセージを通じてお客様に自動送信されます。

これらを参考にして、予約の効率化を図ってみてください。これまでの悩みの多くを解決できるようになるはずです。