コミュニケーションツールとしてはもちろん、いまやビジネス上の情報発信ツールとしても幅広く活用されるSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)。しかし炎上騒動が取り沙汰される機会も多く、不用意な投稿による信頼低下や情報漏洩など、企業にとっては大きなリスクも伴います。

そこでこの記事では、企業がリスクを回避するために行うべき、社員教育をはじめとした社内におけるSNS対策について解説します。社員のSNS利用による炎上リスクを回避し、トラブルを防ぐためにはどのような対策が有効なのか、ご紹介します。

社員一人一人の意識向上が対策のポイント

社内におけるSNS対策にはさまざまな方法が考えられますが、最大のポイントとなるのは、社員全員のSNSに対する意識の向上です。

個人アカウントにも注意が必要!

会社として公式に取得したアカウントについてはもちろんのこと、リスクを回避するためには、社員一人ひとりの個人アカウントにも注意を払わなければなりません。

たとえ社員個人のプライベートなアカウントであっても、ひとたび炎上が起きれば、プロフィールや過去の投稿から勤めている企業名が特定されてしまう恐れも……。本人のみならず会社にも批判が向けられ、大きな被害につながることもあるため、そうしたリスクに対する社員一人ひとりの当事者意識を高めることが重要です。

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対策①ソーシャルメディアポリシーの作成

それでは具体的な対策としては、どのような手段が考えられるのでしょうか? まず考えられるのが、SNSの利用に関する社内外に向けたガイドライン「ソーシャルメディアポリシー」の作成です。禁止事項や注意点など、会社としてのルールを明確にすることで、トラブルを未然に防ぐことに役立ちます。

ソーシャルメディアポリシーの記載項目

一般的にソーシャルメディアポリシーには、次のような項目を盛り込みます。近年では自社のガイドラインをホームページ上で公開している企業も見受けられるので、参考にしてみるのもいいでしょう。

  • 基本方針
    SNS利用に対する企業としての基本的な姿勢
  • 禁止事項
    他者に対する誹謗中傷や差別的発言、真偽不明な情報発信など、禁止事項の明確化
  • 機密情報や個人情報の保護
    従業員や顧客の個人情報や自社の非公開情報などを保護すること
  • 著作権や肖像権の保護
    第三者の持つ権利を尊重し、コンテンツの二次利用などについては関係法令を順守すること
  • 責任の所在
    自社や従業員の投稿に対する最終的な責任がどこにあるのかを明確化
  • 問題発生時の対応について(内部向け)
    問題が発生した際の対応方法や罰則規定など

例: コカ・コーラシステム ソーシャルメディアの利用に関する行動指針

ソーシャルメディアポリシーは、ただ作成すればいいというものではありません。実際の利用状況や時流に即した内容となるよう、定期的に見直しを行うことも大切です。また、社内配布や掲示、読み合わせなどを行い、社員にしっかり周知する必要があります。

対策②社員教育の徹底

作成したガイドラインの内容やSNSに対する理解を深めるためには、社員教育を徹底することも重要です。なお、自社での教育が難しい場合には、専門業者が開催する研修やセミナーを利用するといいでしょう。

社内教育の具体例

一例として、社員に教えるべき内容には、以下のようなテーマが挙げられます。実際にあったトラブルや裁判など、具体的な事例を挙げて説明すると効果的です。

  • どのような行動や発言がSNSトラブルを招くのか
  • 場合によっては刑事責任や損害賠償を負う可能性、懲戒解雇の可能性があること
  • 個人的な投稿が会社の見解と見なされる可能性もあること
  • 自らの行動や発言が、他人のSNS投稿で拡散されるケースもあること
  • 業務で入手した情報の重要性について
  • 個人情報や機密情報の漏洩パターンとリスクについて
  • 公開範囲やプライバシー設定の確認、見直しについて

対策③SNS管理体制の強化

SNSによるトラブルを回避するには、就業規則や誓約書に社内ルールの遵守を盛り込み、社員に徹底させるなど、管理体制をきちんと整えることも重要です。

例えば次のような社内ルールを作成する方法もあるでしょう。

  • 会社公式のアカウントを運用するのであれば、情報発信の際は部署内での二重チェックや他部署での確認を必ず行う
  • 管理の難しい社員個人の投稿に対しては、不適切な投稿やコンプライアンス違反がないか内部通報制度を整備する
  • 社用端末による業務外のSNS利用を防ぐため端末管理ソフトを導入する

こうした社内ルールを策定しつつ、その遵守を就業規則や誓約書に盛り込みましょう。

また、自社に対する評判など、ネット上の投稿を監視するのも有効な手段です。検索エンジンで会社名や製品、関連キーワードを検索し、どのような評価を受けているか定期的にチェックすることで、思わぬ炎上や風評被害を防ぐことに役立ちます。

なお「Googleアラート」という無料サービスでは、設定したキーワードを含む記事がウェブ上にアップされると、メールで通知を受け取ることが可能です。SNSの投稿自体は通知の範囲外であるものの、自社にとって好ましくない記事を見つけた際、SNS投稿に原因がないか、いち早く調べるためのヒントとなります。より厳密なモニタリングを行うのであれば、外部の監視サービスや専門ツールの導入を検討してみるのもいいでしょう。

SNS公式アカウント運営者のための企業の信頼失墜を防ぐ 法的リスク・炎上対策

社員を守るためにもSNS対策を!

このように、社内におけるSNS対策には、さまざまな手段が考えられます。これらの対策を行うことは、会社としての信頼を守るためのみならず、社員を守ることにもつながります。

一度インターネット上に発信された情報は、完全に削除することはできません。不適切な投稿から実名や家族などの個人情報が特定されれば、それが半永久的にネット上に残ってしまう可能性すらあるからです。

こうしたリスクから社員を守るためにも、会社としてしっかりとした対策を行いつつ、社員一人ひとりに高い意識を持ってもらうことが重要です。

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