小規模なお店では、お客様からの予約を電話で受けて、手書きで予約を管理するケースも多いと思います。しかし、忙しいときは電話に出られなかったり、出られたとしても焦って記入ミスをしてしまったり……。

そんな悩みを解決するために「ネット予約システム」の導入を検討するお店も増えています。

そこで今回は、ネット予約システム導入のメリット・デメリットをご紹介します。

ネット予約システム導入のメリットとは?

電話で受けて、手書きで記入するアナログな予約受付も悪いことばかりではありません。ただ、電話よりも効率よく予約を取り、ミスを少なくしようというのがネット予約システムです。

では導入すると、どんなメリットがあるのでしょう?

電話対応の時間と手間を省く

予約の電話対応の時間は、1件1件は数分でも、それが何件もあると意外と長い時間を取られます。さらに予約内容を手書きで記入する手間もかかります。

しかし、ネット予約システムを導入すれば、電話を受ける時間も書き込む手間も省くことができ、そのぶんの時間をほかの業務にまわすことができます。

人為的なミスを防ぐ

忙しい時間に手を止めて予約電話の対応をすると、気持ちも焦ってしまいます。そんな焦りはミスにつながり、記入ミスからダブルブッキングなどのトラブルを起こしてしまうことにもなりかねません。

しかしネット予約なら、そんなミスを防ぐことができます。そうなれば従業員もお客様も、不愉快な気持ちになることがありません。

来店中のお客様の満足度が上がる

来店中のお客様を接客しているときに、その場を離れて電話対応をすることは、お客様を待たせてしまうということ。電話が鳴る度に手を止めてしまえば、お客様に悪い印象を与えてしまうことにもなります。

この電話対応の時間がなくなれば、来店中のお客様を待たせることもなくなり、結果としてお客様の満足度を上げることにつながります。

予約の取りこぼしが防げる

忙しい時間帯に電話がかかってくると、出られないこともあります。また電話が集中する時間帯は、話し中になってしまうことも。そうなるとお客様は、別のお店へ流れてしまう可能性があります。

しかしネット予約なら、いつでも予約の対応が可能です。営業時間外でも、定休日でも予約を取ることができるので、取りこぼしを防ぐことができます。

予約客が増える可能性がある

お客様からすると、お店に直接電話をすることは、意外とハードルが高いものです。

一方でネット予約ならweb上で1分もかからずに予約が完了しますよね。この手軽さにより、今までよりも予約客が増える可能性があるのです。

予約システム導入にはデメリットも

ネット予約システムの導入には、たくさんのメリットがあることがおわかりいただけたと思います。

しかし、メリットばかりではなく、デメリットがあることも頭に入れておきましょう。

無断キャンセルが増える可能性がある

お店側と直接話すことなく、気軽に予約ができるのがネット予約のメリット。一方、その気軽さから無断キャンセルも多くなるようです。

ただ、ネット予約の恩恵は大きく、キャンセルのリスクを考えてもメリットのほうが大きいと考える人もいるようです。

慣れるまでに時間がかかる場合も

新しいシステム導入にはつきものですが、やはり操作や管理方法に慣れるまで時間がかかるというデメリットもあります。

もちろん、インターフェイスが優れていて、初めてでも簡単に操作できることをウリにしているシステムもあるようですので、選ぶときにチェックすると良いかもしれません。

システム導入に費用がかかる

さまざまなネット予約システムがありますが、導入するには初期費用や月額料金などの費用がかかります。システムや使える機能によっても違いますが、月額数千円から数万円といった幅があるようです。

ホームページなどからの導線も必要

既存のホームページやブログなどからも予約ができるように、ネット予約システムへの導線を作る必要があります。

また、これまで電話で予約をいただいていたお客様にも、今後はネット予約をしてもらうように促す工夫が必要です。

無断キャンセルを防ぐ対策

飲食店の無断キャンセルによる被害額は、年間2,000億円を上まわるとも言われています。ネット予約は気軽に予約ができる分、無断キャンセルも多くなると前述しましたが、これを防ぐ方法もあります。

たとえば、予約を受け付ける際に、前受金(デポジット)を預かるという方法です。また、予約と同時にクレジットカードによる事前決済を行ったり、決済は行わないまでも、クレジットカード情報のみ入力をお願いする与信といった方法があります。

これによって無断キャンセルを抑制するとともに、キャンセル料の取りこぼしを防ぐことができます。

導入の検討はじっくり

ミスを防いだり、時間を有効活用できたりとメリットも多い一方、無断キャンセルや初期費用など小さくないデメリットもあるネット予約。

いまのお店の状況や、スタッフの意見なども取り入れながら検討してみるとよさそうですね。