飲食店の経営には、日々さまざまな費用が発生します。その種類は膨大で多岐に渡るため、管理や処理も煩雑になりがちです。しかし経費の計上は、税金の負担額にも関わってくるため、きちんと処理をしておきたいところ。どのような費用が経費にできるのか、オーナーとして明確にしておきましょう。

飲食店で発生する「経費」とは?

まず大前提として「経費」とは、店舗の経営や売上のために必要となる仕入や原価以外の費用のことを指しています。経費は課税対象である事業の売上から差し引かれるため、漏れなくきっちり計上することで、所得税の負担額を抑えることができます。

経費に計上するための判断基準

ではどのような費用が経費に当たるのでしょうか?基本的な例として、次のような費用は、すべて経費として計上することができます。

  • 店舗の家賃や光熱費
  • おしぼりや割り箸
  • 厨房器具などの設備や消耗品代
  • 宣伝のための広告やチラシ代

判断基準となるのは、「仕事に関係があるかどうか、事業の役に立つか」です。原則的には、仕事と関わりのある費用は、すべて経費に計上することができることになります。とは言うものの、一概には判断のつかない内容やグレーな部分も多々あるため、計上には細心の注意を払わなければなりません。しかし中には意外と思われる費用が、経費に計上できることもあるので、見落とすことなく、きちんと計上できるようにしましょう。

飲食店ならではの経費とは?

飲食店を経営する上では、他の業種にはないような費用が発生することもあります。それらは経費に計上できるのでしょうか?

まかないの計上には経理上のルールがある

例えば飲食店ならでは経費の1つに、従業員の「まかない」が挙げられます。

実はまかないが無料の場合、従業員に対する現物支給の「給与」扱いとなるため、源泉徴収の必要性など、処理が複雑になってしまいます。しかし下記条件のいずれかを満たすことで「福利厚生費」として計上することが可能です。

①従業員が代金の半分以上を負担する
②従業員1人に対し、会社負担額が1ヶ月3,500円以下であること

このように「まかない」1つにしても、経費の計上には細かいルールが定められています。

他店で飲食を行った場合

では市場調査や視察、新メニュー開発などを目的に、他店で飲食した場合の代金はどうでしょうか?この場合は「研究費」や「調査費」として経費に計上することが可能です。

しかし、ただ単に領収書を取っておくだけでは、実際に仕事のための調査を行ったのか、それともプライベートで食事をしたのか、まったく区別がつきません。そのため具体的な調査・研究の内容や成果をレポートなどにきちんとまとめ、証拠として残しておくことが求められます。

なお、飲食店経営に限りませんが、飲食代は仕事上の付き合いで食事をした場合は「接待交際費」、打ち合わせのための食事であれば「会議費」、スタッフの歓迎会や慰安目的であれば「福利厚生費」というように、目的に応じて経費に計上することができます。これらの場合も、誰と何の目的で行ったのか、必ず詳細が分かるようにしておきましょう。

スタッフTシャツは経費にできる?

飲食店では、お店のロゴが入ったスタッフTシャツやオリジナルのユニフォームを作成して従業員に支給することがあるかと思います。この費用も経費に計上することが可能です。

私服で勤務する場合の衣類はプライベートとの線引きが難しく、経費にすることができません。しかし作業着や制服など、実務上の必要性があるものについては、経費にすることが可能です。店舗のロゴ入りTシャツもこれと同等に扱われ、「消耗品費」やスタッフへの「福利厚生費」、またスタッフ以外にも配布する場合には「広告宣伝費」として経費に計上できます。

さらに全従業員を対象としたクリーニング代も、「福利厚生費」や「衛生費」として経費計上が可能。ただし何らかの理由があって特定のスタッフの分だけをクリーニングすると、そのスタッフへの給与扱いとなる可能性があるので、十分注意しましょう。

このほかにも飲食店では、店内に飾るお花や有線放送の契約料、お客様が読む新聞や雑誌などを「サービス費」または「販売促進費」 として、常連さんへの誕生日プレゼントやご祝儀を「接待交際費」または「広告宣伝費」 として、洗剤や殺虫剤、生ゴミ処理費用を「衛生費」 に計上するなど、多岐に渡る費用を経費として扱えます。

勘定科目の振り分けにも注意が必要

経費はその内容ごとの「勘定科目」に振り分けて計上します。確定申告の書類には、特定の科目が経費の欄にあらかじめ記載されています。

所得税青色申告決算書

しかしこれらの科目は、あくまで一例です。他の勘定科目に当てはめるのが難しい費用であれば、「雑費」として経費に計上することも可能ですが、空欄に直筆で新たな科目を増やしても構いません。

また内容によっては、複数の科目が当てはまる費用もあり、必ずしもこの科目でなければならない、という決まりがあるわけではありません。例えば、おしぼりは「消耗品費」とも「衛生費」とも「サービス費」とも考えられます。こうした場合には用途を考え、もっとも適した科目に当てはめればOKです。

ただし年度によって、統一感なくバラバラに振り分けるのは経営管理上お薦めできません。特定の科目の増減が目立てば税務調査の呼び水になる可能性もあります。管理の見直しによって振り分ける科目を変更する際は、その変更理由をきちんと説明できるようにしておきましょう。

無駄なく正しい経費計上を!

経費を計上するには、支払いの根拠や正当性を証明できなければなりません。そのため金額や日付、支払先といった詳細が分かる領収書やレシート、電子記録などの細かい管理が必要です。確定申告の際に税務署への提出義務こそないものの、申告後原則7年間の保管義務が定められています。

特に現金商売と呼ばれる飲食店は、税務調査の対象になりやすい傾向も!日頃から経費にできる費用を意識しておくことで、正しく無駄のない経費計上ができるようにしましょう。

【監修者プロフィール】

きむら あきらこ(木村聡子)
木村税務会計事務所・所長。オンラインサロン「仕事に活かすブログ教室」運営。
税理士、ウェブメディアアドバイザー、著者、逆算手帳・認定講師など様々な分野で活動中。
主な著書に「あなたの1日は27時間になる。」(ダイヤモンド社)、「先輩に聞いてみよう! 税理士の仕事図鑑」(中央経済社)など。
ブログ:キムラボ