宿泊施設では、チェックイン・チェックアウト手続きが必ず行われます。手続きには当然時間や人手を要します。特にチェックアウトの時間帯は、お客様が集中するため、トラブルになってしまうケースもあります。また、昨今の新型コロナウイルス対策としては、できる限り人と人との接触は最小限にしたいもの。

今回ご紹介するのは、スムーズな手続き&業務効率化を図るチェックイン・チェックアウトの自動化です。導入のメリットやおすすめサービスをご紹介します。

自動チェックイン・チェックアウトサービスを導入するメリット

電子化(ペーパーレス化)できる

宿泊者台帳を紙で管理すると保管スペースの確保やファイリングといった手間がかかります。また、水害や火災、盗難などの被害に遭った際に、紙自体を破損・消失する可能性があるため、物理的に保護する必要があります。

また、宿泊者情報を調べたいときに、場合によっては何百ページにも及ぶ宿泊者台帳の中から該当ページを探さなければなりません。宿泊者台帳の量が増えれば増えるほど、管理に時間がかかるでしょう。

宿泊者台帳を電子化すれば、紙やファイル、筆記用具にかかっていた費用や、記入や管理に使っていた時間も効率化できます。ただし、宿泊者データのセキュリティ対策には注意しましょう。

人手不足を解消できる

チェックイン・チェックアウトを少人数の受付スタッフで対応していると、お客様が集中したときに、お待たせてしまうことがあります。前述のように紙の宿泊者台帳なら尚更でしょう。宿泊客の多いハイシーズンは、その傾向が顕著になり、長時間お客様を待たせてしまうことも。また、スタッフが受付業務に拘束されると、他の業務に時間を使えなくなってしまいます。

チェックイン・チェックアウトを自動化すれば、スタッフを他の業務に充てられます。サービスを上手く活用すれば、受付が無人の宿泊施設にすることも可能です。

外国人観光客に対応できる

訪日観光客数は2000年代から伸び続け、2018年には3,000万人を突破しました。政府は、2030年までに6,000万人の訪日観光客数を目指しています。新型コロナウイルス問題が収束するまで、当面は訪日観光客数が大幅に減少することが予測されますが、収束後すれば宿泊施設の外国人利用者は、今後も増えていくでしょう。

外国人観光客の受付には、英語・中国語などの外国語に堪能なスタッフが必要です。しかし、語学力のあるスタッフの雇用は簡単ではありません。外国語を話せないスタッフが対応するとなると、チェックインやチェックアウトの手続きにもより時間がかかるでしょう。

ほとんどの自動チェックイン・チェックアウトサービスは、英語や中国語などの多言語に対応しています。外国人観光客の受付もスムーズになります。

おすすめの自動チェックイン・チェックアウトサービス4選

おすすめの自動チェックイン・チェックアウトサービスをご紹介します。

inntoチェックインアプリ(スマチェ)

宿泊管理システムinnto(イントゥ)を使っている施設向けのiPadで使えるチェックインアプリです。

日本語、英語、韓国語、中国語(簡体、繁体)に対応。手書きで書いてもらった宿泊者情報をアプリで入力できるなど、豊富な機能を有しています。

また、宿泊客ごとに独自の鍵番号を自動で付与できるRemoteLOCKサービスと連携することで、チェックイン手続きがさらに簡略化できます。

チェックインまでのフローは下記の通りです。

  1. トップ画面・言語選択
  2. 操作手順の紹介
  3. 予約情報を検索、内容を確認
  4. 在住地の確認
  5. パスポートの撮影
  6. 宿泊者の情報入力、国籍の選択
  7. 宿泊者情報や宿泊約款の確認
  8. 署名
  9. 完了

2020年7月現在、30日間無料のトライアルが可能です。iPad1台あたりの月額システム利用料は、9,800円。ただし、iPadは施設側で用意する必要があります。
※innto利用料が別途かかります。

ABCチェックイン

ABCチェックインは、iPadを施設内に設置しておくだけで、現地に受付スタッフがいなくとも、宿泊客本人が手続きを進められます。後述する「パスポート情報の取得」や「動画撮影で本人確認」機能を有しているためです。ただし、地域の条例によっては、難しい場合もあるため必ず確認しましょう!

inntoチェックインアプリ同様、ABCチェックインも多数の機能を備えています。RemoteLOCKと連携すれば、お客様が宿泊している時間帯のみカギの暗証番号を有効化しているので、無人でホテル運営も可能です。言語は、日本語、英語、中国語(簡体、繁体)、韓国語に対応しています。

パスポート情報は、タブレット端末のカメラでパスポートを撮影して、管理画面に保存します。撮影データは端末に残らないようになっており、セキュリティ面でも安心です。

また、パスポートの人物と宿泊者が一致しているかを確かめるために、動画撮影機能で本人確認をできます。こちらもタブレット端末で、宿泊者の動画を撮影し保存してもらいます。
※地域の条例により方法は異なります。

さらに、お客様が記入した情報は宿泊者台帳として保存され管理が可能。2ヶ月間ごとの「宿泊実績定期報告」の情報共有にも利用できます。

ちなみに、料金システムは部屋数で変わります。

1部屋 月額2,980円(税別)
2~4部屋 月額4,980円(税別)
5部屋以上 月額9,980円(税別)

KIOSK

チェックイン・チェックアウトに限らない幅広い機能を有しているのが、KIOSKです。「予約情報照会」や「宿泊者名簿登録」といった機能を使ってチェックインの手続きができます。

また、現金・キャッシュレスどちらの決済も可能です。その他、ルームカードキーや領収書の発行、アンケート機能付きのチェックアウト、多言語やパスポート読み取りのインバウンド対策など、シーンに合わせた機能を利用できます。

これら以外にも、業務に役立つ機能を持っています。

  • 稼働状況確認:入出金、日計、締め照会、帳票出力などを管理
  • 宿泊者名簿のデータ確認:宿泊者名簿及びパスポートの検索や閲覧
  • 機器内の現金管理:大容量の紙幣をストックでき、金銭ユニットも搭載

利用料金については、お問い合わせフォームで問い合わせてみましょう。

minpakuIN

主に民泊やホテル向けのオンライン受付システムです。施設側ではなく、minpakuINの提供するコールセンターでの本人確認(オペレーターオプションもあり)、宿泊者台帳の取得、監視カメラと緊急の駆けつけ、タブレット端末でパスポート情報の確認(写真撮影)、4ヵ国語対応といった機能を持っています。

その他、タブレット端末での決済機能、部屋割り機能といった、人手を使わず施設運営をサポートする機能もあります。

利用料金の参照は、下記の通りです。

プラン 初期導入費用 月額基本料金
一棟プラン 100,000円 月額基本料金5,000円+部屋数×3,000円
※ 31室以降は1室あたり1,000円
戸建・区分プラン(一室運用) 50,000円 月額基本料金5,000円
ドミトリープラン 100,000円 月額基本料金5,000円+500円/1ベットあたり
オプション料金(オペレーター) 【戸建・区分プラン(一室運用)】
月額基本料金5,000円【二室以上】
月額基本料金3,000円×部屋数

その他、2020年7月現在、一定条件を満たす場合に利用できる「minpaku IN LIGHT」として、月額2,480円のプランもあります。詳細はお問い合せください。

サービスを活用してより良い「おもてなし」を

「宿泊の受付は対面でするのが本当の『おもてなし』だ」といった意見をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。確かに対面で受付する方が、丁寧にお客様の目には映るでしょう。

一方で、チェックイン・チェックアウトの自動セルフサービスを導入すれば、手続きを効率化・簡略化できます。そこで浮いた時間や労力を他の業務に使うことで、よりお客様に満足いただける「おもてなし」サービスを提供できると考えることもできます。

ぜひご自身の宿泊施設にあったおもてなしを検討してみてください。

※掲載情報は2020/7/28時点